Cheltuielile cu rambursarea cheltuielilor pot fi foarte costisitoare pentru întreprinderile mici. Un studiu recent realizat de Chrome River Technologies arată că există potențial pentru aceasta să coste companiile americane de până la 1,9 miliarde de dolari în fiecare an în total.
Este vorba de aproximativ 35.000 de dolari pe afacere. Tendințele de afaceri mici au vorbit cu Anne Becknell, vicepreședinte senior al succesului clienților la Chrome River Technologies, despre ceea ce trebuie să cunoască întreprinderile mici.
$config[code] not foundDupă cum sugerează și numele, frauda de rambursare a cheltuielilor reprezintă o infracțiune care apare atunci când un angajat depune o plângere pentru a fi plătit pentru cheltuieli false de afaceri.
Cum să evitați frauda de rambursare a cheltuielilor
Utilizați tehnologia actualizată
Gestionarea și auditarea rapoartelor de cheltuieli necesită utilizarea tehnologiei moderne pentru a fi eficiente. Utilizarea rapoartelor cu cheltuieli manuale a reprezentat numărul unu din sondaj.
"Este uimitor câte întreprinderi mici și mijlocii utilizează încă metoda de lumânare și de creion", spune Becknell. "Încă o fac prin hârtie sau prin foi de calcul excel și prin e-mail în jurul firmei".
Problema cu aceste sisteme vechi este incapacitatea de a urmări și de a vedea tendințele care ar trebui să creeze alarme. Tehnologia care încorporează instrumente cum ar fi analiza automată vă ajută să identificați hotspoturile ca și aceleași chitanțe care au fost trimise de mai multe ori.
Becknell declară că automatizarea reduce costurile de rambursare a cheltuielilor în jumătate.
Înțelegeți bărbații cheat mai mult
Frauda de rambursare a cheltuielilor nu este o zonă în care există egalitate între sexe. De fapt, raportul afirmă că bărbații erau mai mult de două ori mai susceptibili de a comite infracțiunea decât omologii lor de sex feminin. Nu numai că, au fost de peste patru ori mai multe șanse de a adăuga cel puțin 1000 dolari la cheltuielile lor.
Aflați că angajații mai tineri se angajează mai mult din aceste crime
De fapt, aproape 83% din frauda de rambursare a cheltuielilor a fost angajată de angajați între 25 și 44 de ani.
Implementarea unei politici oficiale scrise
Nu este doar o politică scrisă importantă, întreprinderea mică ar trebui să aibă o procedură pentru a trece prin faptul că spune că angajații managementului au procesat ceea ce trebuie să știe. Becknell sugerează că angajații să semneze documentul îi ajută să-și asume politica.
"Când semnezi ceva există un atașament emoțional", spune ea.
Includeți reguli de nivel înalt
Politica nu trebuie să fie prea detaliată, dar trebuie să stabilească limitele pentru cheltuieli. De exemplu, în timp ce nu este nevoie să stabiliți suma exactă pe care o puteți cheltui într-o plimbare cu taxiul, ar trebui să îi spuneți angajaților dacă clasa de afaceri sau de antrenor este acceptabilă.
Simplitatea ar trebui să fie unul dintre criteriile de referință pe care le utilizați aici.
Nu complicați procesul
Contabilii văd adesea ocazia de a profita adânc în cheltuielile unei companii atunci când automatizează procesul. Rezultatul este un raport de cheltuieli care este complicat și tinde să obțină cauciucuri fără a fi examinat în mod corespunzător.
Prin urmare, este important să examinați de câte ori și de ce rapoartele de cheltuieli trec de la persoană la persoană. Întreprinderile mici ar trebui să caute să eficientizeze acea parte a procesului.
Acordați atenție cheltuielilor personale
Una dintre cele mai mari cereri de fraudă de cheltuieli este înlocuirea cheltuielilor personale cu cele de afaceri. Una dintre ofertele de aici este revendicările pentru mese de week-end atunci când angajatul nu este programat să călătorească.
Ferește-te de cheltuieli extravagante
Peste o treime dintre cei care au recunoscut că au înșelat în tehnologia Chrome River Technology au raportat adăugarea unor sume cuprinse între 100 și 499 USD. Sume care arată alterată sunt steaguri roșii pe care ar trebui să le căutați. De exemplu, o chitanță care arată că a folosit două tipuri diferite de cerneală este, de obicei, un giveaway mort.
Aprobați aprobatorii
"Veți dori să aprobați aceste bonificații și să instruiți aprobatorii", spune Becknell. Ea adaugă că este important să înțeleagă ce să caute și că ei sunt trași la răspundere pentru prinderea oricăror pretenții frauduloase.
Utilizați cardurile de credit ale companiei ca pas proactiv
Ori de câte ori este posibil, utilizarea cardurilor de credit ale companiei descurajează reclamațiile frauduloase. Acestea reprezintă o modalitate excelentă de a bloca informații importante precum data și suma oricărei tranzacții.
Fotografie prin Shutterstock
