Știați că angajatorii care nu depun formularul de raportare cu IRS privind accesul la îngrijire accesibilă (Obamacare) pot face obiectul unei pedepse maxime de 3 milioane USD? Asta e suficient să te țină noaptea! Și aceasta este doar o cerință legală.
Angajatorii de astăzi se confruntă cu o gamă largă de cerințe de evidență a angajaților, deoarece această informație din ComplyRight, o companie dedicată eliberării proprietarilor de afaceri mici de obligațiile de conformitate, clarifică. Aceste cerințe par să crească în fiecare an.
$config[code] not foundDepozitele și sarcinile de înregistrare pot fi mai grele pentru întreprinderile mici, deoarece entitățile mai mici au mai puțin personal pentru a gestiona funcțiile de resurse umane sau pot să nu dispună de resurse resurse umane dedicate. Dar vestea bună este că tehnologia vă poate ajuta să rămâneți în fruntea cerințelor de conformitate cu reglementările ca angajator.
Iată câteva cerințe privind evidența angajaților care ar putea surprinde (sau vă șoc):
Postări de locuri de muncă
Atunci când angajatorii publică anunțuri pentru deschideri de noi locuri de muncă, aceștia trebuie să păstreze o înregistrare de un an, în conformitate cu Legea privind discriminarea pe motive de vârstă (ADEA).
Cererile de locuri de muncă
Angajatorii care intră sub incidența ADA, Actul privind americanii cu dizabilități (ADA) și / sau titlul VII din Legea drepturilor civile (titlul VII) trebuie să păstreze toate cererile de locuri de muncă în dosar timp de cel puțin un an. Cerința de un an se aplică și lucrătorilor sezonieri și temporari.
CV-uri
CV-urile solicitate trebuie păstrate în dosar timp de un an, conform ADEA și ADA. Cu toate acestea, nu există obligația de a păstra CV-urile nesolicitate.
Înregistrări de terminare
ADA și titlul VII impun ca toate înregistrările de reziliere să fie păstrate timp de un an de la data rezilierii angajatului.
Planuri de beneficii
ADEA cere ca planurile de beneficii să fie păstrate în evidență timp de un an de la terminarea planului în cadrul ADEA. În plus, Legea privind securitatea veniturilor pentru angajați (ERISA) impune ca înregistrările planului de beneficii să fie păstrate în dosar timp de șase ani.
Evaluări de performanță
Legea privind standardele muncii echitabile (FLSA) impune ca evaluările de performanță să fie păstrate timp de doi ani.
Dosare fiscale privind șomajul
În conformitate cu Legea federală privind impozitul pe șomaj (FUTA), ar trebui să păstrați înregistrările fiscale pentru șomaj timp de patru ani de la scadența impozitului sau de plată, oricare dintre acestea este mai târziu.
I-9 Formulare
Formularele I-9 și informațiile suplimentare de verificare care verifică faptul că angajaților li se permite să lucreze în S.U.A. trebuie să fie păstrate timp de trei ani de la data angajării sau un an după data rezilierii, oricare dintre acestea survine mai târziu. Legea aplicabilă este Legea privind reforma și controlul imigrației (IRCA).
Contracte de muncă
Dacă aveți contracte de angajare cu angajații, sunteți obligat să păstrați toate contractele pe o perioadă de trei ani pentru FLSA.
Formularele OSHA pentru vătămare și boală
Angajatorii care au 11 sau mai mulți angajați trebuie să păstreze toate formele de raportare a rănilor sau a bolilor pentru cel puțin cinci ani de la sfârșitul anului calendaristic.
Un peisaj de respectare a pericolului
Așa cum ilustrează lista de mai sus, angajatorii sunt supuși unui mozaic din ce în ce mai mare de legi privind evidența angajaților.
Nu este vorba numai de numărul de cerințe legale care fac provocarea conformării. Este faptul că legile se schimbă mereu - și sunt complexe.
Legile sunt adesea umplute cu nuanțe, excepții și definiții detaliate. Cerințele privind evidența contabilă pot acoperi anumiți angajatori pe baza mărimii sau a industriei, dar nu și a altora.
Legile se schimbă frecvent, se adaugă noi legi și regulamente. Dacă sunteți prins fără să cunoașteți o schimbare sau o nouă lege, compania dvs. ar putea să plătească amenzi mari. Amintiți-vă, lipsa cunoașterii nu este, de obicei, o apărare.
Tehnologie: Fundația esențială pentru respectarea angajamentului
Angajarea de evidență a angajaților este una dintre acele domenii în care tehnologia se află la nivel de teren pentru întreprinderile mici.
O aplicație bună de evidență a angajaților vă poate ajuta să îndepliniți mai bine cerințele legale care se aplică în cazul afacerii dvs. - asta este o dată.
Dar cel mai bun software de înregistrare a înregistrărilor de astăzi poate adăuga atât de multă valoare.
Cea mai bună productivitate a aplicațiilor ajutând echipele de afaceri mici să lucreze mai des, nu mai greu. Sfat: căutați software-ul rapid pentru a începe, intuitiv și ușor de utilizat. Uită-te, de asemenea, pentru caracteristici cum ar fi solicitări automate și mementouri pentru o eficiență adăugată.
O aplicație bună a înregistrării angajaților poate economisi bani prin gestionarea riscurilor. Ați câștigat liniștea și ați dormit mai bine, știind că afacerea dvs. mică are instrumentele necesare pentru a se conforma cerințelor complexe de evidență a contabilității, la fel ca marile corporații.
Iată un alt avantaj imens de tehnologie: înregistrări electronice în loc de hârtie. Menținerea copiilor de hârtie a înregistrărilor angajaților necesită nu numai o cantitate mare de spațiu fizic, ci și o organizare extremă. Angajatul mediu pierde 400 de ore pe an în căutarea documentelor pe hârtie.
Documentația electronică câștigă tracțiune pe hârtie, conform ComplyRight. Nu este o surpriză de ce. Atunci când înregistrările sunt stocate electronic, informațiile sunt consolidate într-un singur loc și ușor de căutat. Personalul poate prelua datele angajatului cu câteva clicuri.
Și pe măsura creșterii companiei dvs. și înregistrării înmulțite, sistemele electronice de evidență a înregistrărilor facilitează organizarea și recuperarea volumelor tot mai mari de date. Fără tragerea de hârtie ineficientă, puteți să vă scalați și mai rapid afacerea.
Unde puteți găsi ajutor pentru menținerea evidenței angajaților
Pentru a vedea o listă detaliată a cerințelor de evidență a angajaților și a identifica cele care se aplică pentru afacerea dvs., descărcați gratuit "Ghidul de retenție a angajaților pentru angajatori și managerii de resurse umane" de la ComplyRight.
Și verificați App App Records de la HRDirect. Este gratuit și rapid pentru a începe - și simplifică gestionarea înregistrărilor angajaților.
Manager Foto prin Shutterstock
Mai multe în: Sponsorizat 3 Comentarii ▼
