Apelurile telefonice reprezintă un mijloc vital de comunicare pentru un cabinet medical.Din acest motiv, mulți medici au răspuns la telefon 24 de ore pe zi, șapte zile pe săptămână, utilizând un serviciu de răspuns telefonic în afara orelor de program. Procedurile eficiente și eficiente de apel telefonic vor servi nevoilor pacienților și personalului într-o manieră profesională.
Manipularea apelurilor primite
Aflați ce informații sunt necesare de la pacienți. Când răspundeți la telefon, concentrați-vă atenția asupra apelantului. Vorbiți clar și încet. Înregistrați notele pe măsură ce conversați. Apelați numele apelantului. Adresați-vă numele apelantului în timpul conversației. Multe apeluri vor fi pacienții care au nevoie să facă numiri, dar unii vor cere sfatul medicului de la o asistentă medicală sau un medic. Dacă este necesar un apel invers, înregistrați numele persoanei și numărul de telefon. Cere-i să-i scrie numele. În cazul în care înregistrările sale vor fi accesate pentru a răspunde solicitării sale, solicitați identificarea informațiilor, cum ar fi data nașterii. Acest lucru vă asigură că înregistrările corecte vor fi consultate deoarece numele pacientului și data nașterii trebuie să se potrivească. Faceți niște note clare și scurte cu privire la natura apelului. Rețineți ora, data și inițialele. Dați pacientului o indicație cu privire la momentul în care se poate aștepta un apel de întoarcere. Zâmbiți în timp ce vorbiți. Efecte de zâmbet cum vă sunați. Înainte de a termina apelul, întrebați dacă ați adresat toate întrebările apelantului.
Manipularea cererilor de prescripție
Când pacientul solicită o reîncărcare de prescripție medicală, veți avea nevoie de următoarele informații: numele pacientului și numărul de telefon, numele medicamentelor, durata pacientului luându-l, simptomele, numele farmaciei și numărul de telefon al farmaciei. Informați pacientul dacă vi se va apela din nou pentru a confirma că reîncărcarea a fost comandată.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingManipularea cererilor pacientului de a vorbi cu doctorul
Medicul va determina ce constituie o urgență care necesită prezența sa imediată la telefon. În general, medicii nu răspund la apelurile telefonice, cu excepția altor medici și a membrilor familiei lor. Toate celelalte apeluri, cu excepția apelurilor de urgență, sunt returnate la dispoziția lor în cursul zilei sau la sfârșitul zilei. Asigurați-vă pacientului că medicul va apela înapoi și va oferi un timp aproximativ al zilei dacă este posibil.
Alte funcții Office Phone Essentials
Nu beți, nu mâncați sau mestecați gingii în timp ce răspundeți la telefon. Răspundeți la telefon prin intermediul unui al treilea apel. Nu utilizați cuvinte și fraze neplacute sau neprofesionale. Întrebați întotdeauna înainte de a pune un apelant în așteptare. Verificați înapoi cu apelantul în 30 de secunde. Dacă este necesar, întrebați dacă puteți reveni la pacient în câteva minute. Evitați să puneți mai multe apeluri simultan. Amintiți-vă întotdeauna că vă aflați într-un cadru profesional.
O mare practică pediatrică răspunde în mod obișnuit la telefon prin afirmarea numelui său de afacere și spunând: "Vă rog să țineți cont", înainte ca apelantul să poată da un cuvânt. Această manieră neprofesională provoca. Acesta a încetat atunci când unul dintre medicii din domeniu a apelat și a primit același tratament ca și părinții pacienților. El și-a revizuit imediat protocolul de răspuns telefonic.
