Timp de mulți ani, foile de calcul Excel au reprezentat o bază atât în cercurile profesionale cât și în cele personale pentru organizarea, calcularea și prezentarea datelor.
Acestea au fost un instrument universal funcțional pentru o varietate de aplicații, cum ar fi păstrarea filelor privind companiile financiare și gestionarea inventarului.
Nu a existat o singură dezvoltare tehnologică care să poată înlocui foile de calcul ca fiind un birou fundamental (altele decât actualizările actuale de la Microsoft Office și concurenți asemănători, cum ar fi Google Docs), astfel încât foile de calcul să rămână în circulație activă.
$config[code] not foundPentru mai multe utilizări, foile de calcul sunt încă valoroase, dar există o serie de ineficiențe care le împiedică să fie forțele pe care le-au făcut odată.
Motive pentru care ar trebui să încetați să utilizați foi de calcul
Dacă ești un fan de foaie de calcul moale, probabil îți scuturezi capul la ideea de a le abandona. Cu toate acestea, există câteva motive majore pentru care ar trebui să reduceți dependența de foile de calcul globale:
1. Foile de calcul sunt vulnerabile la erori. În conformitate cu ID-ul sistemului, aproape 90% din toate foile de calcul au erori. Aceasta poate fi o formulă necorespunzătoare, un număr eronat sau formatare ineficientă care duce la interpretări greșite. Desigur, aceasta nu este vina foilor de calcul în mod inerent - este vina oamenilor care le gestionează. Cu toate acestea, o serie de caracteristici de calcul tabelar - cum ar fi simplitatea, maleabilitatea, lipsa controalelor și a echilibrului și lipsa de comunicare - fac mai ușor pentru oameni să facă aceste erori. Deoarece foile de calcul sunt adesea folosite pentru informații valoroase sau sensibile, chiar și o singură greșeală poate fi costisitoare aici, deci nu merită riscul.
2. Nu există reguli clare de formatare. Excel vă oferă o mulțime de opțiuni atunci când vine vorba de modul de formare a celulelor, rândurilor, coloanelor și chiar modul în care sunt prezentate numerele și datele în foaie. La suprafață, acest lucru pare a fi o trăsătură extraordinară - dar numărul mare de opțiuni înseamnă că nu există o regulă clară pentru ceea ce este "corect" sau "greșit" pentru anumite aplicații. Există câteva șabloane disponibile în Excel, dar din nou, nu există un format standard care să poată urma toți angajații, partenerii și clienții dvs. Este posibil ca formatarea care are sens pentru dvs. să nu aibă sens pentru ceilalți, ducând la probleme de confuzie și compatibilitate atunci când încercați să comunicați datele unei alte părți.
3. Este prea generic pentru a fi relevant pentru majoritatea sarcinilor. Puterea foilor de calcul este versatilitatea lor - dar aceasta poate fi și o slăbiciune. Tabelele de calcul sunt un fel de "mufă a tuturor meseriilor, de masterat de nimeni". Sunt decente pentru a efectua o serie de aplicații diferite, dar nu sunt soluția ideală pentru o anumită funcție. Datorită diversității instrumentelor tehnologice care sunt concepute special pentru funcții individuale, foile de calcul sunt depășite în aproape orice aplicație pe care o puteți gândi. Este ca și cum ați merge la un restaurant de specialitate, mai degrabă decât unul care oferă puțin din fiecare bucătărie - această specializare face produsul finit superior.
4. Numai o singură persoană poate folosi o foaie de calcul simultan. Aceasta este o slăbiciune subtilă, dar puternică a foilor de calcul. Numai o persoană poate lucra pe o foaie de calcul la un moment dat. Chiar și în opțiunile pentru foaie de calcul bazate pe nor, în general, numai o singură persoană poate face editări active, în timp ce altele lucrează cu o copie numai pentru vizualizare. Acest lucru face extrem de dificil pentru echipa dvs. să rămână în comunicare activă, continuă sau să colaboreze pe un singur produs finit. În lumea noastră modernă, cu muncitori la distanță și tehnologie mai sofisticată, aveți nevoie de mai multe soluții pentru o gestionare ușoară în colaborare.
Actualizările în timp real sunt imposibile. Potrivit Forrester Research, streaming și actualizări de date în timp real reprezintă unele dintre cele mai importante tehnologii de ultimă oră în retail (precum și în multe alte industrii). Cu volumul de informații disponibile și creșterea nivelului cerințelor utilizatorilor, lucrurile precum urmărirea inventarului și datele clienților se îndreaptă spre transmiterea în timp real pentru furnizarea de informații mai rapide și mai precise. Foile de calcul nu favorizează actualizările în timp real, ele nu pot fi integrate în niciun alt sistem pentru actualizarea automată și așa cum am văzut deja, doar un singur utilizator poate efectua modificări la un moment dat. Actualizările în timp real sunt mult mai valoroase.
Ce să utilizați în schimb
Deci, există o mulțime de motive bune pentru a nu mai folosi foile de calcul, dar asta nu face ca nevoile dvs. să dispară. Încă mai trebuie să urmăriți inventarul. Încă mai trebuie să raportați informații financiare și este posibil să aveți o cale ușoară de a vă transforma vechile materiale într-un sistem nou. Ce ar putea lua locul foilor de calcul?
Răspunsul simplu este software-ul specializat. Există mii de tipuri de programe de urmărire și de gestionare, dintre care unele acoperă în general mai multe nevoi (cum ar fi software-ul de colaborare în echipă), dintre care unele se îngustează într-o nișă concentrată (cum ar fi software-ul contabil). Cel mai bun pariu este să alegeți o suită de servicii software, a la carte, care să satisfacă cel mai bine nevoile specifice ale companiei dvs. Nu există o soluție de tip one-size-fit-all (de aceea foile de calcul devin caduce), așa că magazinul în jur și luați în considerare opțiunile dvs. cu atenție.
Spreadsheet Photo prin intermediul Shutterstock
4 Comentarii ▼
