O carieră ca planificator de conferințe vă oferă posibilitatea de a călători în destinații interesante în timp ce lucrați la o mare varietate de activități de afaceri. Puteți lucra în calitate de membru al personalului pentru o corporație, o organizație nonprofit sau o companie de întâlniri și evenimente sau puteți desfășura activitatea dvs. în calitate de consultant independent. O mare parte din activitatea unui planificator de conferințe vine după ce evenimentul este planificat; organizarea și atenția acordată detaliilor sunt trăsături esențiale ale profesioniștilor cu succes în cadrul reuniunilor.
$config[code] not foundPlanificare
Planificatorii de conferințe contribuie la dezvoltarea întâlnirilor, chiar și atunci când clientul are idei detaliate. La întâlnirea inițială de planificare, planificatorul discută obiectivele clientului; aceste obiective ar putea include generarea unui profit, crearea unui beneficiu de recrutare și reținere a membrilor sau recompensarea membrilor activi sau a profesioniștilor cheie din industrie cu sloturi de vorbire. Echipa de planificare discută locațiile care ar putea atrage cei mai mulți participanți, cele mai bune date, o temă pentru întâlnire, istoricul evenimentelor trecute, ordinea de zi și nevoile logistice.
bugetarea
După întâlnirea inițială, un planificator de conferințe creează primul proiect al bugetului, inclusiv previziuni detaliate privind veniturile și cheltuielile. Odată ce clientul a aprobat bugetul, planificatorul avansează cu negocierea și rezervarea locației, precum și cu vânzătorii și furnizorii. Negocierea tarifelor de cameră, tarifele pentru catering, prețurile audio-vizuale și alte cheltuieli reprezintă o responsabilitate-cheie a unui planificator de conferințe. Abilitatea de a găsi cele mai bune oferte și de a reduce aceste costuri este un punct cheie de vânzare pentru mulți profesioniști în cadrul întâlnirilor. În unele cazuri, planificatorul este autorizat să semneze contracte în numele clientului; în alte cazuri, planificatorul le pregătește pentru revizuirea și semnarea clientului.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingLogistică
După încheierea contractelor, planificatorul gestionează multe detalii legate de conferință. Printre acestea se numără marketingul, înregistrarea, emiterea de insigne, rezervarea sălii de difuzare, vânzarea de reclame, cabinele și sponsorizările, organizarea de mâncare și băuturi, crearea de activități pentru copii și soți și organizarea de evenimente în afara terenului, precum turnee de golf și tenis. Această lucrare are o monitorizare și o urmărire considerabilă, iar detaliile lucrează ca responsabilitate primordială a planificatorului de conferințe. Dacă uitați să ordonați emblemele, de exemplu, puteți deteriora întreaga întâlnire.
Execuţie
În timpul evenimentului, planificatorul de conferințe este adesea la fața locului, prezentându-se devreme pentru a se întâlni cu personalul site-ului. Planificatorul monitorizează setările camerei de seminar, zona de cabine a expoziției comerciale, biroul de înregistrare și zonele de mâncare și buștenii în toate expedițiile la locul de desfășurare. Planificatorul conferinței trebuie să fie disponibil la orice oră pentru a rezolva orice problemă care apare. Planificatorii experimentați au întotdeauna planuri de rezervă gata în cazul unei probleme. În cazul în care clientul plătește pentru alimente și băuturi numărul de participanți, planificatorul confirmă numerele de participare cu managerul de catering la fiecare eveniment.
Urmare
După eveniment, planificatorul analizează tot ce sa întâmplat în timpul conferinței și pregătește un raport post-conferință. Planificatorul examinează și aprobă toate contractele, participă la sondaje și compilează rezultatele și trimite facturi pentru orice cabine, publicitate, sponsorizări sau înregistrare care nu au fost deja colectate. Este important faptul că planificatorul se întâlnește cu clienții pentru a discuta despre evaluarea evenimentului.
