Personalul de administrație a biroului oferă asistență lucrătorilor din birouri. Ei mențin înregistrările și sistemele de depozitare și sunt adesea responsabili de introducerea datelor.Aceștia pot menține o bază de date despre clienți sau inventar și pot furniza corespondență pentru trimiterea de corespondență, iar aceștia citesc și trimit corespondența către departamentul corect. Scopul general al oricărui administrator de birou este să ușureze activitatea supervizorului.
Gestionarea bazelor de date
Un angajat al administrației de birouri nu este de așteptat, de obicei, să construiască o bază de date, dar va trebui să introducă detalii și să poată solicita înregistrări care îndeplinesc anumite criterii la o notificare de momente. De asemenea, aceștia trebuie să producă rapoarte bazate pe informații de bază. Aceste rapoarte sunt, de obicei, transmise membrilor personalului de conducere sau prezentate într-o conferință.
Pregătirea corespondenței
Corespondența poate fi o scrisoare individuală sau un buletin informativ destinat tuturor clienților. Personalul administrației trebuie să pregătească notele și anunțurile și să le trimită întregului personal. Personalul administrației de la birou este de așteptat să se ocupe de întrebări prin e-mail și fie să răspundă prin e-mail la departamentul corespunzător.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingGestionarea programelor
Numirea rezervărilor, organizarea de conferințe și informarea personalului cu privire la programare a însemnat în mod tradițional înscrierea tuturor întâlnirilor într-un jurnal central și trimiterea actualizărilor săptămânale sau zilnice către personal. În prezent, cea mai mare parte a planificării se realizează pe cale electronică cu programe de gestionare a datelor, cum ar fi Outlook, iCal sau Eudora. Acest lucru permite unui membru al personalului administrației de birou să actualizeze și să publice mai multe calendare în format electronic. Acest lucru permite altor membri ai personalului să verifice simultan calendarele, făcând ajustări după cum este necesar.
Răspundeți la telefoane
Oficiul administrației publice răspunde la telefoane și fie se ocupă de clienți, fie le transferă într-un departament mai potrivit pentru a-și răspunde la întrebări. De asemenea, este datoria personalului de administrare a biroului să înregistreze mesaje detaliate împreună cu orice informații de contact ale apelantului.
