Când un client intră într-un birou, recepționatul este prima persoană pe care o va întâlni. Recepționerii reprezintă legătura dintre public și companiile în care lucrează și, din acest motiv, ar trebui să aibă cunoștință de toate politicile și procedurile de birou. Este posibil ca aceștia să nu poată răspunde la toate întrebările pe care le are un client, dar ar trebui să fie întotdeauna în măsură să direcționeze clientul către cineva care poate.
Salut Vizitatori
Datoria primară a unui recepționer este să-i salute pe vizitatori și să-i îndrume către birourile sau administratorii corespunzători. Recepționerul este fața publică a oricărei companii și ar trebui să fie prietenos, util și cu experiență în toate procedurile și politicile de birou. Acestea pot varia de la un birou la altul. De exemplu, un recepționer medical va trebui să știe cum să obțină informații de asigurare de la fiecare pacient și cum să colecteze co-plătește, dacă este necesar. Deși nu au nevoie să răspundă la întrebări medicale, ar trebui să știe cine să direcționeze pacienții în cazul în care au o problemă. Un recepționer într-un birou de avocați nu ar trebui să ofere consultanță juridică, dar trebuie să știe cine are la birou expertiza de a lucra cu un client și să-l direcționeze prompt acelei persoane.
$config[code] not foundImplicați politicile de birou
În unele cazuri, recepționerii sunt responsabili pentru aplicarea politicilor și procedurilor de birou. Politicile specifice de birou vor varia de la un birou la altul, dar sunt, de obicei, concepute pentru a proteja siguranța și bunăstarea angajaților și clienților din birou. Politicile de birou pot include interdicții privind fumatul, băuturile alcoolice și hărțuirea sexuală sau verbală în birou sau în zona de recepție. Multe birouri au, de asemenea, un cod de îmbrăcăminte de bază și solicită tuturor celor care intră în birou să poarte pantofi și haine corespunzătoare. Alte politici de bază de birou acoperă orele de funcționare, facturarea și modul de informare a clienților cu privire la orice schimbări în servicii sau taxe. La fel ca toți angajații, recepționerul ar trebui să fie conștient de politicile de birou și să aibă un manual de angajați disponibil în orice moment.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingProbleme de confidențialitate și confidențialitate
În multe birouri, recepționerii sunt responsabili pentru depunerea unor cantități mari de informații. Acestea ar putea include înregistrările de angajare ale clienților, istoricul juridic sau medical, adresa și informațiile de contact sau informațiile financiare. Deși angajatorul unui recepționer poate avea acces complet la aceste informații, recepționerul nu ar trebui să o împartă cu nimeni în afara biroului sau cu personal neautorizat în birou sau la locul de muncă. Politicile de birou prevăd reguli stricte privind dreptul clienților la confidențialitate și adesea includ sancțiuni pentru eliberarea informațiilor neautorizate. Întrucât recepționerilor li se încredințează o informație extrem de personală, trebuie să fie conștienți de aceste politici și să le respecte în orice moment. Recepționerii ar trebui, de asemenea, să fie în măsură să informeze clienții cu privire la drepturile lor de confidențialitate și să răspundă la orice întrebări pe care le-ar putea avea cu privire la aceste probleme.
