Planificarea unui eveniment este un proces care poate fi atât dificil, cât și consumator de timp, însă este un mod foarte eficient pentru ca întreprinderile să-și promoveze bunurile și serviciile. Unele provocări includ alegerea unui loc, gestionarea invitațiilor, organizarea de răspunsuri și urmărirea plăților.
Uitați-vă la următoarele sfaturi pentru a vă ajuta să depășiți aceste provocări și să transformați viziunea evenimentului într-o realitate excepțională:
Plan de succes
Luați în considerare publicul dvs. atunci când planificați un eveniment. "Când" și "unde" sunt considerente importante pentru a maximiza prezența. Pentru fiecare eveniment, trebuie să stabiliți două obiective: ceea ce sperați să realizați și ceea ce sperați că participanții dvs. vor realiza. Aceste sfaturi de planificare vă vor ajuta să vă concentrați eforturile, să comunicați eficient și să oferiți o experiență semnificativă tuturor celor implicați.
Invitații - Faceți-o personală
Există o șansă foarte bună ca prima impresie a clientului dvs. cu privire la evenimentul dvs. să provină din invitația dvs. prin e-mail, prin urmare, invitația dvs. trebuie să se angajeze. Invitația dvs. ar trebui să arate profesional și să comunice informațiile de bază despre evenimentul dvs. Iată câteva sfaturi pentru trimiterea de invitații online minunate:
- Este important să segmentați lista. Vrei să inviți cei mai interesați.
- Personalizați-l (includeți numele invitați).
- Marchează invitația cu sigla și culorile companiei. Clienții dvs. ar trebui să știe că vine de la dvs. fără a vedea un singur cuvânt.
- Includeți scopul și beneficiile participării la evenimentul dvs.
- Furnizați detalii clare cu privire la locul, momentul și costurile asociate evenimentului, precum și informațiile de contact.
- Includeți o hartă, dacă este posibil, și indicații de conducere.
Promovează proactiv
Este posibil ca invitațiile să nu fie suficiente pentru a garanta o casă ambalată. Există câțiva pași suplimentari care pot contribui la creșterea gradului de conștientizare, la încurajarea prezenței și la ocuparea locurilor la eveniment. Sugestiile includ:
- Un site web specific unui eveniment. Acesta este un loc minunat pentru a lista toate detaliile evenimentului: descrierea generală, scopul, taxele, activitățile, legăturile cu alte site-uri web, invitați speciali și resurse suplimentare.
- La fel ca invitația inițială, asigurați-vă că toate promoțiile includ marca, logo-ul companiei și culorile.
- Dacă evenimentul este deschis publicului, luați în considerare promovarea evenimentului pe site-urile de rețele sociale. Experiența mea este că rețelele sociale sunt complementare instrumentelor promoționale precum invitațiile prin e-mail. Consider că pot crește participarea cu cel puțin 10% sau mai mult prin integrarea rețelei sociale în mix.
- Nu uitați să trimiteți un memento în zilele care au precedat evenimentul.
- Includeți un calendar de evenimente pentru a promova evenimente viitoare.
- Capturați mai mult decât informațiile standard pentru a fi utilizate în viitoarele eforturi de marketing.
- Dacă există taxe pentru evenimentul dvs., colectați-le în timpul înregistrării. Colectarea comisioanelor electronice evită riscurile de securitate legate de gestionarea și stocarea numerelor cărților de credit pe propriul calculator. Și, dacă puteți obține solicitanții înregistrării să plătiți la momentul înregistrării, obțineți un angajament ferm din partea acelor persoane că vor participa la eveniment.
- Dacă colectați taxe, includeți întotdeauna o politică de rambursare.
Folosiți instrumentele potrivite
Întreprinderile mici ar trebui să-și valorifice marca și să se străduiască pentru profesionalism atunci când comunică cu clienții și perspectivele lor. Un instrument creat pentru uz profesional oferă cea mai bună soluție pentru a răspunde acestor cerințe. Ca și în cazul marketingului prin e-mail și al studiului online, există instrumente online disponibile pentru a vă ajuta să planificați, să urmăriți și să vă gestionați evenimentul.
Fă-o să conteze
Există întotdeauna ocazia de a vă îmbunătăți evenimentul după acest fapt. Activitățile post-eveniment pot dezvălui informații utile despre ceea ce a lucrat și despre cum vă puteți îmbunătăți următorul eveniment.
- Urmăriți pe cei care au participat și pe cei care nu au făcut-o.
- Trimiteți o comunicare în timp util pentru a include evidenția evenimentului, imaginile și rezumatul general.
- Desfășurați un sondaj post-eveniment al participanților pentru a vă surprinde experiența la eveniment.
- Adresați-vă despre zonele de îmbunătățire pentru următorul eveniment.
De la planificarea pre-eveniment până la analiza post-eveniment, un eveniment de succes va beneficia în mare măsură de utilizarea soluției online corecte. Urmând aceste sugestii, poți fi mai productiv în mai puțin timp, arăți profesional și oferi o experiență de eveniment satisfăcătoare pentru participanții tăi.
15 Comentarii ▼
