În timp ce multe întreprinderi și școli se bazează mai mult pe comunicarea electronică, unele oferă în continuare încăpete de corespondență care manipulează orice corespondență de hârtie care intră și iese. O sală de corespondență este similară cu un oficiu poștal personal pentru afaceri sau școală. Cei care lucrează în corespondență fac multe din aceleași lucruri pe care le fac și angajații postali.
Poșta externă
Una dintre funcțiile principale ale unei camere de corespondență este de a gestiona toate mesajele externe pentru companie sau școală. Biroul poștal livrează toată corespondența pentru locație în cutia de corespondență și preia toate mesajele trimise. Angajații camerei poștale sortează apoi toată e-mailul astfel încât să poată ajunge la destinatarii destinați. În unele locuri, angajații camerei poștale livrează corespondența direct la fiecare departament, în timp ce alții necesită ca cineva din departament să vină să ridice corespondența.
$config[code] not foundPoștă internă
Multe companii se bazează pe utilizarea poștei interne pentru a trimite corespondența și documentele înainte și înapoi. Angajații plasează documentele în plicuri speciale interofice și le adresează persoanei și departamentului. Angajații din sala de mesagerie, fie prelucând corespondența interofică din departamente, fie angajații departamentelor, trimit corespondența interofică către distribuitor. În unele companii, angajații camerei poștale efectuează livrările, în timp ce alții solicită departamentelor să verifice pentru propria lor corespondență interofică în camera de corespondență.
timbre
Mai ales în școlile mai mari și în mediul de afaceri, biroul de corespondență este responsabil pentru asigurarea faptului că toate corespondența de ieșire are poșta corespunzătoare. Școlile, în special, sunt considerate adesea organizații nonprofit și, uneori, se califică pentru ratele postale speciale. Angajații din sala de mesagerie verifică toate mesajele trimise și le dau poșta corespunzătoare în funcție de scopul în care se află compania. Angajații cântăresc, de asemenea, pachete și determină costul de expediere pentru expediere. În unele cazuri, compania poate utiliza propriul contor de mesagerie, care permite companiei să economisească bani prin plata exactă a poștalelor, de la scrisori la pachete mari.
Alți expeditori
În timp ce sala de mesagerie este cea mai mare parte responsabilă de corespondența internă și de orice lucru care intră sau iese prin intermediul oficiului poștal, de asemenea se ocupă de obicei și de alți expeditori. Orice lucru care este trimis către companie trece mai întâi prin mailroom. Acest lucru înseamnă că personalul de livrare își abandonează adesea pachetele în sala de corespondență, în loc să încerce să găsească locul în care pachetul aparține. De asemenea, dacă cineva primește un pachet care nu îi aparține, el poate să-l ducă la sala de corespondență pentru a ajunge la destinația sa.
Serviciu clienți
În afară de a se ocupa de lucrătorii poștali și de alți membri ai personalului de transport maritim, angajații camerei de mesagerie interacționează adesea cu alți lucrători din cadrul unei școli sau companii, precum și cu studenții dintr-o școală. În cazurile în care camera de corespondență sortează simplu corespondența în cutiile poștale individuale, elevii și angajații vin să-și ridice corespondența. Dacă există o problemă, cum ar fi ceva care nu a sosit sau o problemă cu accesarea poștei, depinde de angajatul din sala de corespondență să se ocupe de orice întrebări și depanare. Lucrul într-o sală de corespondență necesită abilități bune de servicii pentru clienți pentru a păstra toată satisfacția.
