Reuniunile eficiente adaugă o valoare reală companiilor. Ele produc idei, dau direcție, întăresc legăturile și reînnoiesc vigoarea. În același timp, întreprinderile nu pot dedica resurse nesfârșite. Cheia garantează că sunt invitați oameni esențiali - la momentul potrivit și în spațiul corespunzător. Interacționează direct către un scop comun și se încheie cu un plan de acțiune clar.
Scopul clar
Toate reuniunile eficiente au un scop clar. Acest lucru se traduce într-o agendă. Dacă încercați să acoperiți prea multe elemente la un moment dat, întâlnirea dvs. depășește. Dacă sunt prea puține subiecte pe masă, atunci e-mailurile, discuțiile personale la persoană sau alte forme de comunicare sunt mai practice. Ordinea de zi ar trebui să contureze elemente specifice care urmează să fie discutate în ordinea corectă. Scrierea lucrurilor în avans ajută la clarificarea concentrării reuniunii. De asemenea, se asigură că participanții au "buy-in", sosesc cu idei valoroase și rămân pe drumul lor în timp ce discuția se desfășoară.
$config[code] not foundBine organizat
Logistica este esențială pentru o întâlnire eficientă. Un aspect este acela de a invita grupul corect de persoane care îndeplinesc sarcinile care urmează să fie discutate, să ia decizii cu privire la acea muncă sau să influențeze altfel. Alegeți un timp care nu este gratuit numai pentru toți participanții, dar nu concurează cu alte priorități de lucru sau niveluri de energie. De asemenea, lungimea întâlnirii este importantă.În cele mai multe cazuri, două ore sunt maxime sănătoase. De asemenea, ajută la estimarea timpilor pentru fiecare punct de pe ordinea de zi - și respectarea limitelor. Locația dvs. ar trebui să facă pe oameni să se simtă confortabil și să fie practic. În unele cazuri, aceasta va însemna o locație privată, un apel de conferință sau o întâlnire în afara sediului.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingSchimburi dinamice
Ședințele efective necesită o comunicare eficientă. Aceasta ajută la stabilirea unor reguli de bază, cum ar fi "O parte a obiectivului nostru este de a dezvolta un buget pentru următorul an fiscal care să mărească venitul net cu 15%. Dacă propuneți noi categorii de cheltuieli pentru departamentul dvs., fiți pregătit să faceți reduceri în alte domenii - sau să faceți un argument solid în legătură cu modul în care cheltuielile suplimentare vor crește veniturile. "Modalitățile de a crea sinergie includ luarea unui" sondaj problematic "în care participanții pot apela zone de îngrijorare sau brainstorming pentru a genera colectiv idei. Un moderator este arma ta secretă pentru a încuraja dialogul în grup și pentru a construi interesele fiecărei persoane, menținând în același timp o întâlnire generală pe drumul cel bun.
Rezultate semnificative
Până la sfârșitul întâlnirii dvs. trebuie să existe rezultate clare și acționabile. O modalitate de a încuraja acest lucru este să enumerați "pașii următori" ca subiect final pe agenda dvs. Alocați 10-15 minute pentru a lega toate capetele libere. Rezumați problemele pe care le-au rezolvat participanții. Menționați toate elementele care nu au fost rezolvate - și desemnați cine este responsabil pentru abordarea acestora, până când. A face acest lucru public, și nu offline, întărește responsabilitatea. În plus, planificați să distribuiți minute sau un rezumat general al discuției și rezultatele acesteia. În unele cazuri, pașii următori includ programarea unei alte întâlniri. Luați legătura cu colegii responsabili de sarcinile de urmărire înainte de următoarea întâlnire pentru a asigura progresul continuu.
