Una dintre cele mai stresante momente pentru cei mai mulți proprietari de afaceri mici este atunci când fluxul de numerar devine strâns, deoarece plățile nu vin de la clienți. Nu neapărat că afacerea dvs. nu sa mișcat fără probleme, ci pentru că clienții dvs. nu plătesc în timp util.
În acest ghid de facturare și de plată, vrem să împărtășim cu dvs. câteva bune practici pentru facturarea clienților. În plus, dorim să împărtășim modalități de a vă asigura că sunteți plătit la timp (sau cât mai aproape posibil), astfel încât să nu vă faceți griji cu privire la fluxul de numerar.
$config[code] not foundUtilizați software-ul de facturare
Utilizarea software-ului de facturare precum Hiveage are mai multe beneficii pentru afacerea dvs. Pentru început, clienții vă arată că procesul dvs. de contabilitate este profesionist și organizat. De asemenea, vor ști că nu vor putea să treacă prin crăpături și să rateze o plată.
În final, veți putea urmări cu ușurință promoțiile speciale oferite anumitor clienți, cât de repede sau lent clienții plătesc, ce facturi sunt scadente și multe altele.
De asemenea, veți putea rula rapoarte detaliate care vă vor ajuta atunci când clienții sunt interesați de facturarea lor față de istoricul plăților. De asemenea, puteți rula aceste rapoarte atunci când clienții protestează cu privire la cantitatea de produse sau servicii pe care le-au primit în legătură cu sumele pe care le-au facturat.
Discutați detaliile de facturare la pornire
Când începeți să lucrați cu un nou client, este bine să confirmați datele de facturare cât mai curând posibil. Unii clienți vor înceta să plătească o factură doar pentru că lipsește un singur lucru, cum ar fi un număr de comandă de cumpărare. Iată ce trebuie să stabiliți încă de la început pentru a asigura un viitor de succes al facturării.
Are clientul dvs. nevoie de W-9 la începutul colaborării? Clientul dvs. dorește un anumit nume de proiect sau un număr de PO pe fiecare factură? Are clientul dvs. mai multe adrese de afaceri și are nevoie de unul special pentru facturarea unei rute corecte? Găsiți aceste lucruri, astfel încât să nu aibă o scuză legitimă pentru a întârzia plățile.
Majoritatea clienților sunt bine că sunt facturați online prin e-mail. Dar unii încă mai doresc ca acea copie de hârtie să vină în poștă. Asigurați-vă că ați trimis factura în consecință.
Clienții diferiți au reguli diferite în ceea ce privește facturarea. Unele facturi trebuie trimise proprietarului companiei spre aprobare, iar apoi vor fi scoase la contabilitate. Alții trebuie să meargă la contabilitate cu un CC la managerul de proiect cu care lucrați, astfel încât aceștia să-și poată trimite factura la contabilitate.
Ocazional, veți avea un client unde factura trebuie trimisă ca un document PDF unei persoane pentru aprobare. Apoi trebuie trimisă unei alte persoane spre aprobare. În cele din urmă, trebuie trimisă la un departament de contabilitate extern în format electronic.
Aflați ce este procesul pentru clientul dvs. și urmați-l corespunzător.
Definirea clară a termenilor dvs.
În mod surprinzător, unii oameni nu specifică termenii de plată. Acestea lasă doar factura la primirea facturii. Dacă termenele dvs. de plată nu sunt scadente la primire, atunci trebuie să le modificați factura în consecință. În caz contrar, utilizatorii vor presupune că nu ați modificat termenii de plată din setarea prestabilită și că nu ați făcut propriile condiții de plată.
Vorbind despre termenii de plată, o modalitate de a vă asigura că sunteți plătită înainte de a vă face munca sau de a trimite produsul este de a oferi o reducere pentru plata în avans. Clienții dvs. vor dori să salveze puțin și vă va plăcea faptul că nu trebuie să vă faceți griji pentru a vă îndura.
Definiți în mod clar când să așteptați facturarea
Permiteți clienților dvs. să știe în avans că facturați în mod obișnuit la sfârșitul lunii, prima lună, mijlocul lunii, săptămânal, două săptămâni sau când un proiect este terminat. În acest fel, ei știu când se pot aștepta să primească factura dvs. și, sperăm, să fie în căutarea pentru ea.
Oferiți mai mult decât o singură cale de plată
Doar pentru că 90% dintre clienții dvs. folosesc serviciul PayPal sau plătesc online nu înseamnă că celelalte 10% vor. Permițând clienților să plătească prin card de credit sau prin cec, veți putea să eliminați majoritatea barierelor de plată pentru majoritatea clienților dvs.
Pentru a vă asigura că clienții dvs. pot plăti modul în care doresc, includeți adresa dvs. de e-mail pe factură și activați opțiunile de plată suplimentare pentru a le plăti online în afara PayPal.
Caracteristicile bune de procesare a cardurilor de credit pentru PayPal includ Stripe, Braintree și Authorize. Toate cele trei au prețuri similare la 2,9% + 0,30 $ pe tranzacție. Taxele suplimentare includ următoarele.
- Braintree nu percepe taxe de tranzacție pentru primele 50k procesate prin intermediul acestora. Aceștia percep o taxă suplimentară de 1% pentru tranzacțiile în monedă internațională.
- Braintree și Stripe percep o taxă de taxare de 15 USD.
- Stripe percepe un plus de 2% pentru tranzacțiile în valută internațională.
- Autorizați taxe o taxă de instalare 49 dolari, 25 dolari taxa de gateway lunar, 1,5% taxa de evaluare pentru tranzacțiile internaționale, și taxa de 25 $ chargeback.
Deci, cum alegi? Iată câteva întrebări pe care le puteți întreba despre afacerea dvs.
- Doriți să acceptați plăți telefonic sau pe dispozitivul mobil în persoană?
- Doar doriți să acceptați plăți standard cu carduri de credit (Visa, Mastercard, Discover, AMEX etc.) sau doriți să acceptați și metode de plată mai noi precum Apple Pay, Bitcoin sau Venmo?
- Aveți nevoie de facturare prin abonament? Opțiunile de plată divizate?
- Aveți clienți din întreaga lume și în țări care nu pot utiliza PayPal?
Odată ce ați răspuns la aceste întrebări, ar trebui să puteți să potriviți funcțiile procesatorilor de plăți cu necesitățile dvs. pentru a determina care dintre acestea este potrivită pentru afacerea dvs.
De asemenea, rețineți că, dacă aveți clienți care nu plătesc prin PayPal deoarece au ceva împotriva serviciului PayPal, este posibil să nu le placă Braintree nici după ce Braintree a fost achiziționat de PayPal.
Confirmați că ați trimis factura
Știți că puteți depinde de software-ul dvs. de facturare. Deci, nu faceți acest lucru neapărat pentru că nu credeți în software-ul dvs., dar mai mult pentru a obține acest prim memento că da, v-ați trimis factura.
După ce trimiteți o factură unui client pentru prima dată, trimiteți-l prin e-mail persoanei care ar trebui să primească factura și celor care trebuiau să fie copiați pe factura pe care tocmai ați trimis-o în factură. Acesta poate fi inclus ca o mențiune obișnuită care vine cu actualizările proiectului.
De obicei, trebuie doar să faceți acest lucru cu clienții sau clienții pentru prima dată care întârzie în mod obișnuit cu plățile. Cu clienții pentru prima dată, vă permite să vă asigurați că detaliile facturii sunt corecte.
Trimiteți memento-uri blând
Nu toată lumea va plăti 100% la timp. Unii oameni vor fi în mod legitim atât de ocupați încât să uite în mod neintenționat factura. La început, doriți să presupuneți că factura dvs. a fost uitată din greșeală și că ați încadrat memento-urile în consecință.
Atunci când returnați o factură, câteva modalități excelente de a aborda un memento pe factură includ următoarele, inclusiv unele formulare pentru situații speciale.
- Am observat că nu ați văzut factura mea încă. Doar în cazul în care nu a venit în mod corect, o revin. De asemenea, voi atașa o copie prin PDF într-un e-mail separat. Nu știți niciodată cu ajutorul unor filtre de spam prin e-mail în aceste zile.
- Știu că ați fost ocupat recent de lansarea noului proiect. Doar în cazul în care a fost îngropat în căsuța poștală, aici este factura mea pentru munca de luna trecută.
- Sper că ai avut o călătorie bună! Știu că probabil că ați avut mult de recuperat, așa că am vrut să fiu sigur că acest lucru a fost în partea de sus a listei, deoarece a fost de 30 de zile.
- Acesta este doar un memento prietenos despre factura mea din ultima lună. Timpul zboară, dar de când au trecut 30 de zile, m-am gândit să te anunț.
În cea mai mare parte, acest lucru ar trebui să rezolve problema și ar trebui să primiți un răspuns - și plata. Dacă nu primiți un răspuns de la o persoană, puteți trimite întotdeauna un memento blând la altcineva. Lăsați-o pe acea persoană să știe că nu ați auzit despre factura dvs. și că doriți să vă asigurați că a făcut-o.
Dacă nu aveți pentru memento-uri personalizate, este bine. Puteți alege să trimiteți în schimb mementouri automate!
Puneți piciorul în jos
Dacă mementourile de mai sus devin neobservate, atunci este posibil să fiți mai puțin agresivi. Acest lucru este important în special dacă factura a devenit grav depășită. Există câteva lucruri de luat în considerare înainte de a lua acest drum.
- Doriți ca această companie să rămână în calitate de client? Dacă faceți acest lucru, simpatia cu o plată lentă vă poate câștiga viitoarea lor loialitate.
- Poți opri livrarea sau serviciile din cauza neplății? Din nou, această alegere se poate reduce dacă doriți ca această companie să rămână client.
Având în vedere aceste răspunsuri, acționați în consecință. Începeți prin a restitui factura, atât în format digital, cât și prin poștă. Sunați-i pe client și anunțați-i că înțelegeți că lucrurile ar putea fi dificile, dar ați finalizat serviciile convenite sau ați trimis rezultatele produsului. Astfel, plata curentă se datorează imediat.
Da, acest lucru poate fi inconfortabil. Dar este, de asemenea, de afaceri. Probabil nu sunteți singurul furnizor pe care clientul dvs. îl întârzie să efectuați plăți, astfel încât să nu fiți singurul care execută problema. Dar dacă tu ești singurul care pune presiune asupra lor, probabil că vei fi plătit mai întâi. Sau, cel puțin, după ce sunt plătite utilitățile esențiale, chiria și alte facturi.
Persistând problema poate fi frustrant atât pentru dvs., cât și pentru client, dar poate fi cheia în obținerea plății. Unii proprietari de întreprinderi mici au raportat că au fost plătiți până la doi ani după ce o factură a fost datorată. În timp ce întârzierea nu este niciodată bună, este mai bine decât niciodată.
Facturați prin Shutterstock
Mai multe în: Articole populare 9 Comentarii ▼
