Evenimente memorabile nu se întâmplă. Organizarea și desfășurarea unui eveniment necesită o planificare. Fie că este vorba despre o conferință, un seminar sau o zi de apreciere a clienților, și dacă aveți trei săptămâni de planificare sau un an întreg, succesul evenimentului dvs. se află în detalii. Am colectat 42 de sfaturi de planificare a evenimentelor de mici dimensiuni de la experți, printre care și unii dintre organizatorii Premiilor anuale de Influențe pentru Small Business.
$config[code] not foundPlanificarea evenimentelor de mici dimensiuni: Ce trebuie să faceți mai întâi
1. Decideți-vă publicul țintă înainte de orice altceva. Primul pas - înainte de a face orice altceva - ar trebui să fie să definiți în mod clar cine este publicul dvs. țintă. Din aceasta, toate celelalte decizii vor intra în vigoare în ceea ce privește formatul, conținutul, prețurile, localizarea etc. Această abordare structurată vă va ajuta, de asemenea, să vă concentrați asupra atingerii obiectivelor specifice și să nu permiteți ca sfera de aplicare să devină prea largă sau să se diminueze.
2. Faceți o listă de detalii - totul, inclusiv iluminatul și transportul public, la conținut și băuturi răcoritoare. Când decideți să aveți un eveniment, totul contează. De la conținutul programului și iluminatul până la transport și parcare - totul contează. Și publicul tău îți va atribui totul și … brandul tău. A face o listă vă va asigura că nu treceți cu vederea lucrurile.
3. Au un scop clar de afaceri pentru desfășurarea evenimentului. Înainte de a începe să planificați un eveniment de succes, fiți clar de ce faceți acest lucru în primul rând, deoarece orice decizie ulterioară ar trebui să vă susțină scopul principal. Este o generație de plumb? Este pentru a crea conștientizarea companiei dvs. sau a unui anumit produs? Este acela de a dezvolta loialitatea clienților? Sau pur și simplu doriți să faceți bani (ceea ce este bine și eu)? Și asigurați-vă că echipa este conștientă de acest scop, astfel încât să nu aveți "creep".
4. Ferește-te de alte evenimente din industrie când ești programat. Verificați calendarul. Asigurați-vă că nu vă programați evenimentul sau prea aproape de sărbătorile sau orele de vacanță populare. Este la fel de important să verificați și alte evenimente pe care participanții vizați ar putea să le facă.
5. Fii flexibil cu modificări în dimensiune, locație și alte detalii. Pe măsură ce intri în procesul de planificare a evenimentului, s-ar putea să constatați că evenimentul dvs. se modifică în funcție de mărime, locație și de multe alte modalități decât v-ați imaginat inițial. Acest lucru este natural și perfect bine atâta timp cât nu pierdeți din vedere motivul pentru care faceți toate aceste lucruri în primul rând. Este necesară o anumită flexibilitate.
6. Cunoaște-ți limitările. Știm cu toții că obiectivul este de a arunca un eveniment live live. În acest scop, trebuie, de asemenea, să fim conștienți de ceea ce putem sau nu putem realiza în mod realist - fie buget … fie în timp. Dacă vă decideți să aruncați un eveniment live într-o săptămână, planificați o aventură mai intimă. Dacă este un eveniment mare, pregătește-te cu câteva luni înainte. În cazul în care bugetul este mic, poate fi necesar să contrabalansați creativitatea și o mulțime de lucrări de tip "do-it-yourself".
7. Creați obiective SMART. Întotdeauna începeți cu strategia. La fel ca orice afacere, evenimentele mari încep cu o strategie puternică, grijuliu și măsurabilă. Evenimentele live reprezintă o modalitate uimitoare de a vă distribui marca, de a vă conecta cu piața țintă, de a obține feedback despre produsul dvs. (și mai mult!), Dar trebuie să știți ce încercați să atingeți. Stick cu golurile SMART și schițează ceea ce căutați. Apoi, asigurați-vă că continuați în conformitate cu atingerea acestor obiective.
$config[code] not found
Buget: Cum să plătiți pentru evenimentul dvs.
8. Elaborați un "plan de finanțare" pentru evenimentul dvs. și estimați cifrele. Aflați cum veți plăti pentru eveniment. Cele mai multe evenimente sunt finanțate prin sponsorizări, vânzări de bilete, bugete de marketing interne - sau o combinație a celor trei. Când creați bugetul pentru eveniment, va trebui să estimați cât de mulți bani puteți ridica realist din fiecare zonă. Înainte de a vă rezerva locul de desfășurare sau de a semna contracte, este o idee bună să începeți să semnați sponsori în primul rând sau să vindeți bilete în avans pentru a vă asigura că există un interes suficient pentru ideea dvs. de a-l finanța.
9. Creați un buget de cheltuieli - și economisiți bani prin donații sponsorizate "în natură". Evenimentele au tendința de a costa mai mult decât crede proprietarul unei întreprinderi mici - în primul rând în ceea ce privește locul de desfășurare și alimentele și băuturile. Amintiți-vă să prețați toate permisele și licențele de care aveți nevoie. (Acesta este locul unde un planificator de evenimente vă poate ajuta să evitați durerile de cap.) Faceți o listă completă a tuturor cheltuielilor și apoi evidențiați zonele în care credeți că sponsorii pot juca un rol pentru a oferi ceva "în natură". Cu cât lucrați mai mult cu alte mărci și parteneri pentru a găzdui evenimentele dvs., cu atât mai mult puteți salva.
10. Luați în considerare crowdfunding ca o nouă opțiune pentru a strânge bani pentru un eveniment. Dacă aceasta este prima dată când difuzați evenimente, utilizați platforme crowdfunding pentru a ușura riscul. Prin publicarea evenimentelor dvs. pe aceste platforme, participanții vor trebui să promită ca biletele să aibă loc. Dacă numărul minim de participanți nu este îndeplinit, evenimentul nu are loc.
Marketing: Obținerea participanților
11. Veți avea nevoie de un plan de marketing DETALIAT. Creați un plan de marketing pentru eveniment. Cu cât sunteți mai organizat, cu atât mai profesionist va fi evenimentul dvs.
12. Fii neobosit în eforturile tale sau evenimentul tău va eșua. Dacă nu vrei să fii doar la evenimentul tău … atunci să piață, piață, piață, piață … și să comercializezi ceva mai mult.
13. Definiți motivele bune pentru ca oamenii să apară. Care este tragerea la sorți pentru participanți? Trebuie să definiți ce faceți la evenimentul care va aduce participanții vizați în ușă. Pentru un produs de consum ar putea fi o petrecere cu divertisment, demo-uri de produse și freebies. Pentru o mulțime de oameni de afaceri ar putea fi un conținut educațional sau un expert interesant, binecunoscut. Orice ar fi, nu pierdeți legătura cu motivul pentru care doriți ca această audiență specială să ceară să intre.
14. Întocmiți în scris motivele pentru care piața țintă ar trebui să participe - nu presupuneți că beneficiile sunt evidente. Când promovați un eveniment, asigurați-vă că spuneți pieței țintă ce vor învăța, cine vor întâlni și de ce ar trebui să fie acolo. Nu presupune că prietenii tăi vor spune prietenilor lor. Dacă utilizați difuzoare, dați-le o copie de publicitate, astfel încât să poată promova evenimentul pentru publicul lor.
15. Aflați cum să discutați cu mass-media. Jurnaliștii sunt foarte ocupați și întotdeauna la termenul limită … nu au timp să audă un pitch de vânzări. Lăsați-i să știe că informațiile există și, pentru povestiri viitoare, că sunteți un expert în acest domeniu. Includeți aceste informații atunci când ajungeți la distanță.
16. Utilizați hashtags Twitter. Twitter este minunat pentru promovarea evenimentelor și pentru crearea unui sentiment de comunitate online în jurul unui eveniment. Înființați din timp un hashtag unic. Căutați Twitter mai întâi pentru a vă asigura că nu este deja în uz. Puneți hashtag-ul direct pe site-ul evenimentului și, dacă utilizați butonul Tweet pentru partajarea pe site, lucrați hashtag-ul direct în versiaj premade. Atunci când oamenii tweet, promovează automat evenimentul pe Twitter.
$config[code] not found17. Utilizați pre-evenimente sociale online pentru a promova evenimentul principal. Pentru a crește interesul pentru evenimentul dvs., încercați să organizați un Hangout Google Hangout sau un chat Twitter cu câteva săptămâni înainte de evenimentul principal. Invitați câțiva dintre vorbitorii dvs. să participe la evenimentul social online. Oferiți o previzualizare a ceea ce urmează să vină la evenimentul principal, făcând niște discuții despre ce vor vorbi vorbitorii sau evidențiați activitățile. Aceasta generează anticiparea.
18. Cumpărați publicitate pe rețelele de social media. Cumpărarea publicității pe rețelele sociale este adesea ignorată de evenimentele mici. Platformele de publicitate socială (Facebook, LinkedIn și Twitter, mai presus de toate) oferă opțiuni de direcționare în profunzime, care pot contribui semnificativ la atingerea publicului țintă în locația noastră geografică. Vestea bună este că nu sunt necesare bugete mari, iar vânzările de bilete pot fi măsurate cu ușurință.
19. Utilizați YouTube pentru a vă promova evenimentul. YouTube este cel de-al doilea motor de căutare la nivel mondial după Google. Încărcarea videoclipurilor din evenimentele anterioare sau interviurile cu vorbitorii / interpreții noștri este o modalitate foarte bună de a convinge participanții potențiali să facă clic pe cumpărare. Video oferă semnale vizuale semnificative, ceea ce influențează puternic procesul decizional. Cu evenimente mereu simțim riscul de a nu ști ce se va întâmpla, video ușurează această tensiune.
20. Creați un minunat videoclip promoțional cu buget redus. O mică creativitate, cu un placă de postere, un clip muzical fără redevențe și o cameră video bună pentru smartphone, vor crea un videoclip distractiv pentru a ajuta la publicitatea ce urmează să vină. Iată un exemplu bun de video, care a făcut doar cu un buget mai mic, pentru a promova un eveniment de afaceri de mici dimensiuni.
21. Luați bloggeri locali implicați. Fii inteligent cu bloggeri. Implicarea bloggerilor locali pentru a participa la eveniment este, de obicei, o mare strategie de a câștiga audiență înainte, în timpul și după eveniment. Bloggerii contează, de obicei, pe o largă acoperire și de obicei nu respectă regulile tradiționale ale mass-media.
22. Platforme de înregistrare a evenimentelor de pârghie ca Meetup. Utilizați platformele existente. Dacă aceasta este prima dvs. încercare de a rula un eveniment și vă lipsește abilitățile de ao promova, aruncați o privire la Meetup.com. În afară de a oferi o suită pentru gestionarea evenimentelor online, Meetup este un referitor excelent pentru publicul relevant din zona dvs. De asemenea, oferă funcții de înregistrare și gestionare RSVP, care sunt deosebit de utile dacă nu aveți experiență.
23. Utilizați înregistrarea online. Cea mai ușoară modalitate de a sperie oamenii este prin înregistrarea analogică (faxuri, bancnote sau numai la ușă). Oferiți înregistrarea online pentru a vă asigura cât mai curând posibil cât mai mulți participanți, ceea ce va ajuta în curând să prezicați cifrele și să eliberați bugetul.
24. Obțineți lista pe site-urile care se ocupă de grupul dvs. Odată ce știți cine vreți să participați, următorul pas este să vă puneți în fața lor. Există site-uri care se specializează în listarea evenimentelor la nivel național (de exemplu, Meetup, Lanyrd) și la nivel local, astfel încât să începeți acolo și cercetarea care este cea mai potrivită pentru a fi listată.
25. Oferiți stimulente partenerilor locali pentru a vă promova. Comunicatele de presă transmise către mass-media relevante vor contribui la generarea de buletine de știri și ați putea să vă implicați în parteneriatul media (online și offline). Ei primesc expunere la evenimentul dvs. în schimbul publicării. Dacă nu vor să se implice la acest nivel, apropiați-i de ideea de a organiza un concurs pentru cititorii lor să câștige bilete.
26. Asigurați-vă ușor difuzoarelor dvs. de a face publicitate adepților lor. Dacă aveți alți specialiști / vorbitori care participă, încurajați-i să-și facă cunoscute participarea la adepții sociali / abonații prin e-mail.
27. Oferiți stimulente timpurii pentru păsări. Biletele de păsări timpurii la o rată mai ieftină reprezintă o modalitate excelentă de a obține înscrieri precoce, oferindu-le oamenilor un stimulent să acționeze acum, în loc să aștepte și să uite.
Echipa: Cine va ajuta?
28. Responsabilitățile delegate. Indiferent de mărimea afacerii dvs., încercați întotdeauna să delegeți responsabilitățile. Dacă ai o persoană responsabilă de fiecare detaliu, de obicei nu funcționează bine. Ori de câte ori este posibil, permiteți oamenilor să preia controlul asupra zonelor pe care le bucură cel mai mult. De exemplu, permiteți alimentatorului din compania dvs. să se ocupe de detaliile oferite de catering. Cu cît cineva se bucură de responsabilitățile sale, cu atât mai mult cu cât le va îndeplini cu succes.
29. Urmăriți - și continuați din nou. Check in devreme și de multe ori. Deși nimeni nu dorește să fie micromanager, asigurați-vă că angajații și vânzătorii se află pe drumul lor cu îndatoririle evenimentului. Atâta timp cât oamenii știu că vă așteptați la actualizări din când în când, este mai puțin probabil ca aceștia să devină frustrați când sunați sau trimiteți un e-mail pentru unul.
30. Sponsorii sunt redevențe - asigurați-vă că se simt așa. Dacă aveți sponsori - tratați-i ca pe regi. Ei finanțează evenimentul și vă permit să faceți acest lucru (dacă acesta este modelul dvs. de afaceri). Fii foarte clar înainte de eveniment ce vor primi ca sponsori.
31. Întotdeauna subestimați participarea, pentru sponsori. Dacă credeți că puteți obține 100 de participanți, alegeți baza de sponsorizare pe o estimare mai mică - mai ales dacă acesta este primul dvs. eveniment. Este mai bine să oferi sponsorilor o surpriză plăcută decât una dezamăgitoare.
32. Întreabă-ți oamenii ce gândesc și fii pregătit pentru feedback bun sau rău. Cereți critici. Dacă ați făcut o jumătate de slujbă decentă, veți obține o mulțime de kudos. Spune mulțumiri, apoi cere-i pe CRITIQUE și fii gata pentru asta.
33. Asigurați-vă că o echipă de specialiști media socială vă acoperă evenimentul. Nu uitați o echipă de social media. Deși nu este imperativ pentru fiecare eveniment sau industrie, tot mai multe evenimente se concentrează pe valorificarea puterii virale a publicului. În cazul în care audiența dvs. este de tweeting, Facebooking și de a face fotografii pe Instagram - ar trebui să faceți același lucru și veți avea nevoie de o echipă formată pentru a executa.
34. Căutați furnizori care vă servesc la nișă și sunteți dispuși să vă implicați. Cei mai buni furnizori cu care puteți lucra sunt cei care cunosc cultura de afaceri mici. Căutați furnizori care lucrează frecvent cu întreprinderi mici sau care se implică mai mult decât rolul lor.
Ziua evenimentului: trageți-o oprită
35. Setați cu atenție așteptările - apoi eliberați. Asigurați-vă că audiența are o experiență GREAT (nu bună); și să le dați ceea ce se așteptau să participe.
36. Atitudinea este contagioasă. Oaspeții dvs. în mare parte vă vor juca atitudinea și dinamica în timpul evenimentului. Conduceți prin exemplar și faceți un timp bun.
37. Lasă reacția mulțimii să fie barometrul tău. Citiți audiența în timpul evenimentului. Întreabă-i pe oameni cum fac. Dacă lucrurile merg bine și dacă nu sunt, veți ști.
38. Întrebați-vă mereu: Cum este relevant acest lucru pentru participanți? Asigurați-vă că oferiți conținut relevant pentru mai mult de 80% din public. Audiența trebuie să plece cu tactici tangibile pentru a-și îmbunătăți afacerea și cariera … și trebuie să simtă energia vorbitorului. Vorbind despre afacerea dvs. și despre ceea ce faceți - fără a oferi publicului ceea ce au nevoie - este o pierdere de timp și bani pentru toți.
39. În calitate de maestru al ceremoniilor sau al unui vorbitor - practică. Știți afacerea dvs., dar nu presupuneți că știți cum să faceți o prezentare. Practica prezentarea, răspunsul la întrebări și gestionarea membrilor dificili și confruntați ai audienței. Cu cât sunteți mai pregătiți, cu atât mai bine.
$config[code] not found40. Arata bine. Uită-te la partea … fii confortabil, dar înainte de modă. Chiar dacă sunteți un contabil sau un avocat, alegeți cel mai distinct costum sau cravată. Oamenii își amintesc cât de confortabil sunteți în pielea voastră.
Plan de urgență: Ce trebuie să faceți atunci când lucrurile se înșeală
41. Imaginați-vă evenimentul, pas cu pas, și faceți o listă cu 2 coloane: ce ar putea merge prost într-o coloană și planul dvs. de urgență în cel de-al doilea. Fiți pregătiți pentru neașteptate. Poate sistemul de sunet eșuează. Poate că presenter-ul tău de prezentare. Poți să te descurci și să mergi mai departe?
42. Fiți gata să împrumutați o mână pentru a umple eventualele lacune. Deși planificarea înainte este o formulă bună pentru succes, nu este niciodată suficientă. Se întâmplă mereu ceva neașteptat. Astfel, se cuvine să puneți un vas de grăsime suplimentar pentru circumstanțe atenuante. Acest lucru se aplică la aranjamentele de catering, cerințele de imprimare, cazare pentru oaspeți, prognoze meteo, divertisment și multe altele.
O mare mulțumire pentru experții care contribuie la sfaturile de planificare a evenimentelor de mai sus:
- Matt Telfer, manager de marketing pentru Heart Internet și blogger la Marketing Nerd Sfaturi 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, Managing Director, Doubet Consulting Sfaturi 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Planificator evenimente și proprietar, L2 Event Production Sfaturi 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Manager de marketing pe Internet și program de afiliere, Ziua 2 de imprimare Sfaturile 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, CEO, Specialist șef de eveniment, Liz King Events Sfaturi 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, speaker al industriei de evenimente și editor al blogului Event Manager Sfaturi 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, tehnician evanghelist și editor al tehnologiei Small Biz Sfaturile 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, fondatoare și CEO al Tendintelor de afaceri mici Sfaturi 16, 17, 20
Shutterstock: Plan, buget, gol, banchet, echipa, jenat
109 Comentarii ▼
