Urmați aceste sfaturi de conferințe Web pentru un eveniment de succes

Anonim

Operațiunile de afaceri se realizează din ce în ce mai mult prin întâlniri online.

Echipamentele devin totodată mai ușor de utilizat, cu integrare fără probleme, și mai sofisticate și mai puternice în ceea ce privește caracteristicile. Chiar și cei care se află în tranzit pot să se ducă la o stație de odihnă sau să găsească un loc liniștit și să participe la o conferință online din confortul smartphone-ului lor.

Soluțiile de conferințe Web pentru afaceri sunt ieftine, de multe ori variind de la 20 USD pe lună până la 40 USD pe lună pentru un pachet de servicii bogat în funcții. Ca pe un tabel furnizat de Getvoip.com, un consultant de comunicare pe Web, majoritatea furnizorilor de servicii de telefonie VoIP vor oferi chiar și soluții de conferințe Web ca un add-on pentru o taxă lunară, variind de la 5 USD pe lună la 15 USD pe lună.

$config[code] not found

Conferințele web pot fi o revelație - sau o mare pierdere de timp pentru unele organizații dacă nu sunt implementate în mod corespunzător. Minunile tehnologice vor fi inutile dacă întâlnirile bazate pe web sunt dezorganizate, prea lungi, prea scurte, meandre sau în alte moduri sunt ineficiente și ineficiente. Cu alte cuvinte, atributele unei bune întâlniri ținute atunci când toată lumea se află în aceeași sală de conferințe trebuie menținute, cât mai bine posibil, într-un format de conferință Web.

Mary Polley-Berte de la SyberWorks a oferit o listă exhaustivă de sfaturi pentru conferințe Web. Iată câteva sugestii pentru a vă ajuta să faceți succesul conferințelor dvs. web:

  • Fii foarte atent în producția de diapozitive PowerPoint. Ele trebuie să fie convingătoare și punctuale.
  • Aveți o persoană "go-to" care este punctul central în organizarea întâlnirii.
  • Să știe participanții ceea ce va fi abordat în timpul reuniunii.
  • Repetați și testați prezentarea înaintea întâlnirii.
  • În general, asigurați-vă că toți cei implicați în conducerea conferinței Web sunt familiarizați cu tehnologia care va fi utilizată.

Unele dintre sugestiile ulterioare ale lui Polley-Berte - sunt încă 23 - sunt foarte utile. Concluzia este că tehnologia de conferințe Web se află încă în stadiile incipiente, însă cheia utilizării acesteia în mare parte și în mod eficient se bazează pe bunul simț de modă veche.

CES Esther Schindler acoperă o parte din același teren ca Polley-Berte. Dar rotația unică și înțelegerea ei fac din gândurile ei o altă citire utilă.

Schindler sugerează că trimiterea de informații înaintea unei teleconferințe este mai importantă decât o întâlnire internă. Regulile de bază sunt importante datorită naturii teleconferințelor web. Ea adaugă că un control strict este o necesitate. Persoanele care participă la conferințe Web sunt responsabile de toate distragerile de la un birou de acasă sau de la Starbucks. Astfel, disciplina mentală este extrem de importantă.

De asemenea, este important să nu cadă pradă sindromului "din vedere, din minte". În întâlnirile hibride - în care majoritatea oamenilor se află într-o singură locație, dar numeroși participă la distanță - există o tendință de a uita de cei care nu sunt în cameră. O abordare structurată a procedurilor este un pas important în prevenirea acestui lucru.

Universitatea de Stat din Humbolt, într-o piesă neobișnuită, se uită la conferințele Web din săptămâna anterioară, în timpul zilei după punctele de vedere. Există mai multe sugestii pentru fiecare perioadă de timp. Iată cele mai bune din fiecare:

  • Inainte de: Anticipați întrebările potențiale ale participanților și pregătiți răspunsurile; oferă o agendă și creează o înțelegere clară a scopului conferinței.
  • În timpul unei curse uscate: Utilizați computerele care vor fi folosite în timpul evenimentului pentru a vă asigura că au software-ul corespunzător și că funcționează corect; includ toți difuzoarele și moderatorii în călătorie uscată, astfel încât toată lumea știe ce urmează să fie făcut.
  • Ziua sesiunii: Utilizați o agendă detaliată; începe sesiunea online cu 30 de minute înainte de eveniment.
  • În timpul sesiunii: Invitarea participanților să se prezinte prin chat servește scopului dublu de a le familiariza cu tehnologia și de a le menține angajați; treceți pe ordinea de zi și faceți o verificare sonoră.
  • După sesiune: Examinați orice înregistrare ca o modalitate de îmbunătățire a oricăror aspecte legate de difuzarea unei conferințe Web; postați un link către înregistrarea de la care participanții și ceilalți pot beneficia.

Dr. Tony Karrer de la eLearning Technologies a oferit, de asemenea, o listă de pași care vor crește șansele organizării unei conferințe Web de succes. Articolul nu este nou, dar are sfaturi care încă sunt foarte relevante. Unele dintre punctele importante ale lui Karrer:

  • Nu planificați participarea ad-hoc de la participanți. Proiectați-le în cazul în care oamenii voluntar de intrare, ia în considerare un bonus.
  • Dacă este lung sau sesiune multipunct, proiectare în pauze.
  • În cazul conferinței Web cuprinde fusurile orare - în special la nivel internațional - program foarte atent.
  • Încurajați oameni care va prezenta pe subiecte conexe sau pe parcursul aceluiași panel, pentru a comunica între ele înainte de eveniment.

Conferințele web oferă avantaje extraordinare. În același timp, ele sunt intensive pentru pregătire. Multe dintre lucrurile care se întâmplă în mod natural într-o întâlnire bazată pe locație, cum ar fi conversațiile impromptu în timpul pauzelor de cafea și abilitatea oamenilor de a citi indicațiile verbale ale vorbitorilor, sunt în totalitate sau în mare măsură absente. A face acest lucru este dificil, dar nu imposibil.

Conferință foto VOIP prin intermediul Shutterstock

4 Comentarii ▼