Nu este nimic mai rău decât o întâlnire de lucru plictisitoare. În fiecare zi, există numai 25 de milioane de întâlniri în Statele Unite. Pentru a facilita aceste întâlniri, managerii de mijloc tind să renunțe la un procent estimat de 35% din timpul lor în birou - în timp ce cineva din conducerea superioară este probabil să piardă mai aproape de jumătate din întreaga zi a ședințelor.
Aceste angajamente îndelungate în timp ar merita cu adevărat dacă toate aceste întâlniri generează idei minunate, dar aproximativ 67% din întâlniri sunt în general clasificate ca pierderi - pierzând peste 37 miliarde de dolari pe an în productivitate pierdută.
$config[code] not foundAvând în vedere acest lucru, este logic să încercați și să reduceți întâlnirile inutile. Și dacă sunteți un proprietar de afaceri mici fără o rezoluție de Anul Nou pentru a îmbunătăți modul în care lucrurile sunt executate la compania dvs., eliminarea întâlnirilor plictisitoare din săptămâna de lucru ar putea fi modalitatea perfectă de a întări moralul și de a începe 2017 off cu un bang.
Cum puteți reduce timpul petrecut în întâlniri
Pentru a vă ajuta să începeți, iată 15 moduri de a elimina sau de a accelera toate întâlnirile dvs. din 2017:
Aduceți o agendă
Una dintre cele mai mari întâlniri de timp în orice întâlnire este lipsa scopului. Pentru a păstra lucrurile în mișcare în ritmul potrivit, asigurați-vă că aveți o agendă detaliată care să vă ghideze prin întâlnirea dvs. cât mai repede posibil.
Ia-o afară
Dacă te convingi cu o echipă mică, una dintre cele mai bune modalități de a implica personalități și de a vorbi cu oamenii este prin a lua ședința în afara. Nu numai că un pic de aer proaspăt și soare își vor trezi colegii și vor curge sânge, dar vor stimula și gândirea creativă. O schimbare a mediului va genera aproape întotdeauna o schimbare în modul în care lucrătorii gândesc și colaborează.
Ridicați-vă și mutați-vă
O modalitate de a reduce timpul de întâlnire este să-i aduci pe toți în picioare și să se miște. Prin eliminarea scaunelor de la întâlnirile dvs., muncitorii sunt, în general, mai înclinați să vorbească cu ceva important și să depună alte subiecte pentru a pierde timp. Dacă doriți cu adevărat să insuflați un sentiment de urgență și aveți spațiu, convingeți personalul să vorbească în mișcare.
Aduceți tratamente
Întâlnirile de prânz au o reputație proastă pentru că sunt plictisitoare, afacerile de o zi. Asigurarea membrilor personalului în jurul unei mese poate fi de fapt una dintre cele mai bune modalități de ai încuraja să vorbească deschis unul cu celălalt. Alimentele au tendința de a aduce oamenii împreună și întotdeauna vorbesc oamenii - și astfel, dacă întâlnirile dvs. tind să fie umplute cu tăcerea ciudată, încercați să atrageți lucrătorii cu puțină pizza (sau ceva mai sănătos).
Tine timpul
De obicei, este nevoie doar de un manager de mijloc cu o lungă durată și de trei întrebări stupide pentru a transforma o verificare rapidă într-o întâlnire oribilă, de două ore. Una dintre cele mai bune modalități de a ține membrii echipei și directorii în sarcină în timpul unei întâlniri este să luați o pauză, să o setați timp de 15 minute și să lăsați pe toată lumea să știe că atunci când se termină ceasul, întâlnirea sa terminat. Nu numai că vă va ajuta să învățați să explicați lucrurile mai concis, dar lucrătorii vor aprecia că vor putea afla când vor putea să se întoarcă la ea.
Spargeți-o
Dacă într-adevăr nu puteți scăpa de o întâlnire de patru ore, aceasta va face viața mai ușoară și mai plăcută dacă veți reuși să o împărțiți în capitole distincte. La începutul întâlnirii, permiteți-i colegilor să știe că o să o abordați în câteva bucăți de mâncare. Utilizați fiecare bucată pentru a aborda un grup de probleme, și rupeți după fiecare problemă este adresată pentru a verifica cu alte echipe, pentru a obține un aer proaspăt și regrupare.
Opriți utilizarea PowerPoint
Chiar și în 2017, PowerPoint este încă destul de sinonim cu afacerile. Utilizăm PowerPoint pentru tot - de la rapoarte de cheltuieli și terenuri de vânzări la actualizări de marketing. Și în timp ce poate fi foarte util, nu puteți nega că este un pic obosit. Nu este nimic mai rău decît să vă amestecați într-o sală de conferințe și să vă uitați că managerul de linie vă încarcă o prezentare de 30 de diapozitive - deci, dacă doriți să-i păstrați colegii treji, mențineți lumina aprinsă și angajați-vă verbal. Va păstra toată lumea treaz și vor apărea idei.
Planifica
Una dintre cele mai mari întâlniri de timp în cadrul întâlnirilor așteaptă ca oamenii să ofere sugestii și probleme pe care să le ridice. Pentru a pierde zgomotele ciudate și pentru a scoate pe toată lumea din cameră mai repede, încurajați toți participanții să vină la masă cu cel puțin o idee sau punct de discuție înainte ca întâlnirea să înceapă.
Apăsați pe Înregistrare
Dacă încercați să treceți rapid printr-o întâlnire, este ușor ca câteva puncte de acțiune să se piardă în timpul jocului. Acest lucru duce adesea la o mulțime de întrebări de urmărire pe măsură ce încercați să scoateți pe toată lumea din cameră și poate fi o scurgere importantă la timp. Dacă sunteți dornici de a pune întrebările, merită să înregistrați întâlnirea de pe telefon și apoi să trimiteți fișierul audio tuturor participanților după ce vă rupeți. Astfel, toată lumea știe ce trebuie să facă și când are nevoie.
Popcorn Propoziții
Doriți să vă asigurați că toți contribuie? Du-o înapoi la școala primară și a-ți face echipa să se angajeze într-un pic de gândire a popcornului. Începeți o propoziție, trageți-o într-un cerc și rugați fiecare membru al personalului să termine sentința pentru a-și face cunoscute ideile. Nu numai că va menține oamenii angajați, dar va obliga muncitorii să gândească în afara casetei pentru a contribui.
Ia o poziție
Dacă găsiți adesea că echipa dvs. pierde ore să încerce să facă decizii aparent simple de grup, încercați să le scoateți din picioare și luați o poziție pentru a ajunge la o decizie. Desenați o linie în mijlocul camerei și cereți fiecărui lucrător să stea pe partea care corespunde opiniei lor. Apoi, utilizați acest lucru ca o rampă de lansare rapidă pentru a forța pe toți să își raționalizeze alegerea și să avanseze.
Oferiți-i tuturor un loc de muncă
O altă modalitate de a vă asigura că lucrurile se fac rapid la fiecare întâlnire oferă fiecărui participant un loc de muncă pe care să îl îndeplinească în cadrul acelei întâlniri. De exemplu, cereți unei persoane să ia note, una pentru a ține timp și una pentru a aduce gustări. Oferind fiecărei persoane o datorie proprie de a efectua, întâlnirea ar trebui să se desfășoare mai ușor, iar persoanele vor fi mai concentrate.
Du-te virtual
Pierdeți timp petrecut între birouri și locații pentru a vă întâlni cu echipe? Nu mai rulați din loc în loc și începeți să utilizați instrumente cum ar fi Skype, Google Hangouts sau FaceTime. În acest fel, muncitorii pot să înțeleagă ceea ce cauți și ce trebuie să facă fără să părăsească chiar stațiile de lucru.
Nu mai vorbi
Dacă vă simțiți că prea multe dintre întâlnirile voastre devin monologuri inutile, probabil că întâlnirile dvs. sunt monolog inutile. Spuneți ce trebuie să spuneți, apoi deconectați-vă și întrebați pe ceilalți ce gândesc ei. Nu numai că acest lucru ar putea compensa timpul pe care îl petreceți în întâlniri, dar va da și altora șansa de a-și exprima propriile gânduri și de a aduce noi idei la masă.
Încercare și eroare
La sfârșitul zilei, nici două companii nu sunt la fel. Ceea ce funcționează pentru întâlnirile dvs. ar putea să nu funcționeze pentru alte companii, așa că va trebui să faceți puțină încercare și eroare pentru a afla ce fel de întâlniri funcționează cel mai bine pentru dvs. și echipa dvs. Nu uitați să fiți răbdători și să vă concentrați asupra descoperirii modalităților perfecte de a face întâlnirile dvs. mai rapide și mai puțin dureroase.
Întâlnire de fotografie prin Shutterstock
1 Comentariu ▼
