Cu toate metodele de comunicare disponibile, s-ar putea să credeți că angajații dvs. nu ar necesita instruire în mesageria interoffice. Adevărul este că varietatea opțiunilor face adesea dificilă alegerea căii potrivite. Stabilirea câtorva reguli și cele mai bune practici asigură faptul că angajații fac alegeri corecte atunci când sunt implicate mai multe birouri în dialog. Când aveți protocoale clare, apar mai puține conflicte și neînțelegeri.
$config[code] not foundCrearea politicilor și procedurilor
Elaborarea, scrierea, revizuirea și publicarea politicilor și procedurilor formalizează interacțiunile fundamentale care apar la compania dvs. Dacă nu vă gândiți la aceste situații, încălcările securității și preocupările privind confidențialitatea pot deraia operațiunile dvs. Trebuie să stabiliți standarde pentru modul în care colectați, procesați, transferați și utilizați informații între birouri, utilizând e-mailuri, plicuri speciale pentru poștă poștală și alte metode expediate. Aveți grijă să protejați datele personalului și ale clienților și asigurați-vă că respectați legislația. De exemplu, antrenați angajații pentru a detecta e-mailuri suspecte care reprezintă phishing sau alte activități de internet frauduloase.
Dezvoltarea de șabloane
Instruirea angajaților în comunicarea interofică ar trebui să includă modul de utilizare a șabloanelor pentru e-mail, buletine de știri, prezentări și alte informații de birou. Prin crearea unui format standard, impuneți utilizarea siglei, fonturilor și culorilor companiei. Publicarea acestora pe un site intranet al companiei le face ușor accesibile tuturor angajaților. Formarea implică descrierea scopului șablonului, modul de personalizare și utilizare a acestuia.
Efectuarea exercițiilor de roluri
Comunicarea ineficace interoffice apare când oamenii nu se exprimă în mod clar, ascultă cu atenție și se respectă reciproc. Prin desfășurarea exercițiilor de team-building, oferiți personalului dvs. oportunități de a practica comunicarea într-un mediu de practică fără riscuri. De exemplu, împărțiți un grup de angajați din diferite locații în perechi. Cereți participanților să se gândească la o conversație dificilă, cum ar fi încheierea unui angajat. O persoană joacă rolul de manager, iar cealaltă persoană joacă rolul angajatului. După cinci minute de la trimiterea mesajului, întrebați participanții pentru a discuta despre conversație și despre ceea ce a funcționat sau nu a ajutat procesul. Nu putem evita neînțelegerile sau negocierile la locul de muncă. Cu toate acestea, învățând cum să descifrăm modele care nu contribuie la rezolvare, putem conversa fără defensivitate, ascultăm adevăratul sens în ceea ce se spune, rămân calm, în ciuda acuzațiilor și furiei, și se concentrează pe rezolvarea productivă a problemelor.
Recompensarea și recunoașterea unor comunicatori buni
Odată ce stabiliți modele de comunicare eficientă, perpetuați tendința prin recompensarea și recunoașterea celor care difuzează conflictele și colaborează. De exemplu, puteți recompensa jucătorii din echipă care utilizează responsabilitățile sociale în mod responsabil pentru a promova produsele companiei prin distribuirea mărcilor mici de apreciere, cum ar fi cărți cadou, bilete de film sau cupoane. De asemenea, puteți să mulțumiți public angajaților pentru capacitatea lor de a informa oamenii la întâlniri, evenimente și ceremonii ale companiei. De exemplu, furnizați un certificat de realizare pentru cel mai bun buletin informativ distribuit la compania dvs.
