Cu toate acestea, aceste sisteme de obicei pretind a fi "setați-o și uitați-o" tipul de tranzacții. Acest lucru poate fi înșelător și poate duce la așteptări nerealiste, precum și la strategii de punere în aplicare greșite.
Din fericire, este posibil să se obțină o mare valoare de la sistemele de automatizare, atâta timp cât înțelegeți atât avantajele, cât și limitele lor.
Este important să înțelegeți care procese pot fi automatizate în mod automat în cadrul companiei dvs. Acestea pot include salarizarea, facturarea, contabilitatea costurilor, monitorizarea infrastructurii IT, marketingul pe internet, perspectiva și managementul angajamentului clienților, monitorizarea inteligenței competitive și multe altele. Trucul este de a determina ce procese, dacă sunt automate, vor oferi cea mai mare valoare pentru compania dvs. în particular.
O metodă de determinare a acestei valori implică o urmărire atentă a timpului angajatului pentru a determina dacă angajații petrec o cantitate mare de timp pe procese care pot fi ușor automatizate. În astfel de cazuri, implementarea unui sistem automatizat oferă deseori o rentabilitate ridicată a investițiilor, prin scăderea timpului petrecut în activitățile obositoare, eliberând în același timp angajații să lucreze la alte sarcini.
Selectarea și implementarea unui software specific pentru a satisface cerințele de automatizare este un subiect prea larg pentru a acoperi complet aici (acolo unde consultanții își fac banii).
Acestea fiind spuse, odată ce ați determinat care procese din cadrul afacerii dvs. care pot fi automatizate cu succes, există câteva software-uri de automatizare cele mai bune practici universale de reținut:
Funcția de integrare
Asigurați-vă că funcția de integrare este prezentă în sistemul pe care îl alegeți. Programele de afaceri moderne ar trebui să comunice între ele pentru a putea colecta, prelua și manipula datele pe care le considerați potrivite.
Dacă un program utilizează o mulțime de protocoale de proprietate, atunci căutați în altă parte pentru software-ul care va juca frumos cu ceilalți.
Longevitate
Un alt factor cheie care trebuie luat în considerare la alegerea programelor de automatizare este longevitatea. Programele de nișă care sunt noi și relativ nedovedite într-un mediu de afaceri sunt riscante, deoarece acestea nu pot dura mult timp. Prin urmare, chiar dacă programul funcționează ca anunțat, puteți rămâne blocat când este necesară o actualizare și afacerea a trecut.
Când vine vorba de automatizarea proceselor-cheie ale afacerii, este înțelept să selectați programele de înaltă calitate care au rezistat testului timpului. Întreprinderile mici încearcă de multe ori să facă Quickbooks, ADP și chiar Microsoft Dynamics GP pentru a oferi fundația pentru infrastructura de automatizare. Deși acestea nu se potrivesc perfect nevoilor tuturor, fiecare merită un aspect atent.
Monitorizare și actualizare
În cele din urmă, rețineți că nici sistemele de automatizare cele mai avansate nu pot fi lăsate să ruleze fără monitorizare și actualizări regulate. În general, programele ar trebui să fie verificate zilnic pentru a asigura funcționarea corectă, astfel încât orice problemă să poată fi corectată rapid.
Dacă programul software pe care îl alegeți oferă un contract de întreținere, ați fi înțelept să investiți în el. Sistemele de automatizare ar trebui reevaluate sau actualizate cel puțin de două ori pe an. Uneori, un contract de întreținere va include actualizări automate de software, ceea ce reprezintă un beneficiu foarte valoros.
Software-ul se schimbă rapid, necesitând o întreținere regulată pentru a garanta o integrare lină cu procesele zilnice. Dacă descoperiți că software-ul este rămas sau cauzează probleme chiar și după ce este actualizat, atunci ar trebui să luați în considerare cu certitudine căutați un înlocuitor. Inconvenientele legate de implementarea unui nou program de automatizare sunt adesea atenuate de funcționalitatea crescută pe care o oferă.
Programele de automatizare pot avea un impact semnificativ asupra liniei de bază a companiei dvs., dar este important să nu ajungeți prea optimist. Mașina ta nu te face să lucrezi, iar aragazul tău nu gătește singur alimente. Doar oamenii pot conduce o afacere. Când software-ul este lăsat să ruleze amok, se întâmplă lucruri rele.
Concentrați-vă pe crearea unei strategii solide de implementare și întreținere și puteți simplifica procesele prin creșterea profitului.
Easy Way, Hard Way Foto prin Shutterstock
3 Comentarii ▼
