Sarcinile clerice, cum ar fi tastarea, depunerea și răspunderea telefoanelor de birou, au fost odată retrogradate secretarilor, asistenților executivi și angajaților administrativi. Dar, cu mai multe locuri de muncă care necesită abilități tehnologice, nu este o așteptare neobișnuită pentru profesioniști (inclusiv avocați, medici, profesori etc.) să folosească abilitățile clerice pentru a-și îndeplini sarcinile zilnice. Deoarece mulți muncitori folosesc calculatoare, munca clericală a devenit o parte esențială a practic fiecărui loc de muncă și ocupație. Contribuția GoodTemps Carissa Doshi discută de ce aceste șase abilități clerice sunt vitale pentru lucrătorii de birou: tastarea, depunerea, introducerea datelor, utilizarea telefonului și competența cu Microsoft Word și Excel.
$config[code] not foundAbilități tipice pentru Office
Indiferent dacă solicitați să fiți un asistent executiv sau un avocat al personalului, trebuie să aveți niște abilități administrative. În funcție de rolul dvs., s-ar putea să nu vă referiți la aceste abilități ca fiind strict clerice - descriind-le ca fiind abilități de birou, pot fi mai exacte.De exemplu, un asistent administrativ își va petrece, în mod firesc, majoritatea sarcinilor sale clerice. Acestea fiind spuse, avocații, asistenții medicali și alți profesioniști se bazează, de asemenea, pe abilitățile de tehnoredactare și abilități legate de tehnologie în elaborarea scrisorilor de client, alcătuind rezumate ale vizitelor medicilor-birou, scriind jurisprudențe juridice sau luând note pe laptop în timpul procesului. Asistentul administrativ s-ar putea referi la "abilitățile sale clerice" atunci când descrie calificările sale, în timp ce avocatul personalului ar putea pur și simplu să utilizeze termenul "abilități de birou" pentru a explica că ea cunoaște modul în care se află în jurul unei tastaturi. Datorim utilizării pe scară largă și inter-funcțională a abilităților birocratice și tipice de birou la calculatoare, laptopuri, tablete și smartphone-uri.
Îmbunătățiți-vă abilitățile în scrierea, Microsoft Word și Excel
Înțelegerea poziționării literelor de pe tastatură și a literelor pe care vă odihniți degetele este esențială (nu este vorba de cuvinte) pentru tastarea rapidă și precisă. Înainte de a vă trimite cererea pentru un loc de muncă care solicită introducerea ca calificare necesară, efectuați un test de testare online, precum cel oferit pe LiveChat. Un test de tastare online va măsura viteza (cuvinte pe minut sau WPM) și precizia. Mulți angajatori apreciază acuratețea față de viteză. De exemplu, dacă introduceți 100 de cuvinte pe minut și precizia dvs. este de numai 60%, veți petrece timpul corectându-vă greșelile. S-ar putea să încercați să introduceți 50 WPM cu o precizie de 100%. Există o mulțime de tutoriale online pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți abilitățile de scriere.
Abilitățile clerice în zilele noastre sunt, în general, sinonime cu capacitatea de a folosi pe calculator aplicații de productivitate - cum ar fi Microsoft Word, Excel și adesea PowerPoint și Access -. Competența dvs. cu aplicațiile software Microsoft Word, Excel și alte aplicații depinde, în parte, de abilitățile de scriere. La fel cu introducerea datelor. Când compuneți corespondență, rapoarte sau alte materiale scrise într-un format narativ, probabil că veți folosi Microsoft Word. Foile de calcul pe care le creați vor necesita abilități de introducere de date și cunoștințe despre Microsoft Excel - ambele necesită precizie și, în unele cazuri, viteză, în funcție de cât de repede trebuie să vă produceți lucrarea. Termenul "introducere de date" se referă, de obicei, la abilitățile de tastare (adică, tastarea) care implică numere, împreună cu nivelul dvs. de confort cu partea dreaptă a tastaturii care este similar cu o mașină de adăugare cu 10 taste.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingComunicare telefonică și de birou
Secretari, asistenți administrativi și recepționiști sunt, în general, obligați să răspundă la telefoanele de birou, care pot varia de la o singură linie telefonică la un telefon de afaceri cu mai multe linii sau un sistem de voce peste internet (VOIP).
Indiferent de numărul de linii telefonice pe care trebuie să le răspundeți, eticheta telefonică adecvată este o zonă importantă de muncă clericală. O sarcină obișnuită de telefon a unui lucrător de birou include răspunderea clară și profesională a apelanților, precum și cunoașterea modului de a direcționa corect și de a redirecționa apelurile. Chiar dacă nu sunteți recepționerul, trebuie să știți modul corect de a răspunde apelanților în cazul în care primiți un apel greșit direcționat. Dacă solicitați o poziție neadministrativă, nu enumerați abilitățile telefonice pe CV-ul dvs. - pur și simplu se referă la abilitățile dvs. de comunicare scrisă și verbală, deoarece este puțin probabil să vi se ofere serviciul de telefonie. Pe de altă parte, dacă sunteți interesat într-o poziție neadministrativă și sunteți reprezentantul recepționerului sau dacă gestionați personalul clerical, indicați-vă cunoștințele despre sistemele complexe de telefoane sau de tablouri, astfel încât să fie clar că sunteți familiarizat cu echipamentul.
Descrierea abilităților dvs. clerice
Modul în care descrieți abilitățile și abilitățile dvs. clerice poate depinde de poziția pentru care aplicați. În cazul în care anunțul de postare specifică că sarcinile clerice fac parte din loc de muncă, atunci prin toate mijloacele, CV-ul și aplicația trebuie să includă o secțiune pentru "Abilități clerice". În această secțiune, indicați aplicațiile software pe care le cunoașteți; dacă sunteți un utilizator avansat, includeți-l în descrierea dvs. Dacă aveți pregătire sau certificare în aceste aplicații, puteți include și aceasta în descrierea abilităților dvs. sau într-o altă secțiune a CV-ului pentru formare și certificare. În plus, dacă aveți un număr semnificativ de ani de experiență utilizând anumite aplicații, listați și aceasta.
De exemplu, CV-ul tău ar putea spune: "Microsoft Word - 10 ani de experiență, incluzând competențe puternice care creează rapoarte complexe, compun corespondență și utilizează funcții de fuzionare a corespondenței pentru o gestionare eficientă a corespondențelor în masă Microsoft Excel - 8 ani de experiență, folosind funcții cum ar fi crearea de formule multi-referință, tabele pivot și VLOOKUP. "
Dacă solicitați un loc de muncă în care nu sunteți membru al echipei administrative sau dacă nu solicitați un loc de muncă, luați în considerare descrierea abilităților dumneavoastră tehnologice într-un mod care nu pare a fi un contabil care caută un secretar poziţie. De exemplu, dacă postarea postului este pentru un contabil cu cunoștințe despre aplicațiile software și de productivitate, nu includeți "Abilități clerice" în CV-ul dvs. Includeți o scurtă descriere a competenței dvs. cu aplicații specifice, cum ar fi Microsoft Excel, Access și PowerPoint - adesea acestea sunt aplicațiile pe care angajații din rolurile profesionale trebuie să le utilizeze confortabil. Din nou, dacă sunteți un utilizator Excel avansat sau ați primit instruire sau certificare într-o aplicație pe care o folosesc contabilii, includeți-o pe CV-ul dvs. Puteți folosi antetul "Productivitate Aplicații" sau ceva asemănător, astfel încât să nu pară că sunteți mai concentrat pe aspectele clerice ale locului de muncă pe care îl doriți, și nu pe calificările pe care le aduceți la masă pentru o poziție superioară.
Locuri de muncă asistent administrativ care necesită abilități clerice
Rolul asistentului administrativ necesită abilități clerice, deși postarea postului nu poate să precizeze în mod specific "Aici sunt abilitățile clerice de care aveți nevoie pentru a funcționa în acest rol". Sarcinile de muncă enumerate sunt exemple de sarcini care necesită abilități administrative. Iată un exemplu de postare pentru un post de asistent administrativ care necesită abilități birocratice și de birou:
Institutul de Sănătate Publică ABC caută un asistent administrativ care să sprijine Managerul Laboratorului de Sănătate Publică și să asiste la operațiunile zilnice ale Laboratoarelor de Sănătate Publică. Acest asistent administrativ executiv va fi localizat la etajul 7 al Institutului pentru a saluta vizitatori, studenți, cadre didactice și personal. În plus față de furnizarea celui mai înalt nivel de servicii pentru clienți, această persoană va furniza asistență generală de birou pentru facultate și personal de laborator, asistând în același timp directorul executiv al Laboratorului de Sănătate Publică și al Institutului de Sănătate Publică, cu o varietate de activități administrative și sarcini conexe.
Asistentul administrativ executiv: Bine ați venit, orientați-vă și îndreptați vizitatorii; telefoane directe, recepționează mesaje și răspunde la întrebări despre Institutul de Sănătate Publică și Laboratoarele de Sănătate Publică; asistă la comandarea, primirea, stocarea și distribuția de bunuri de birou, de laborator și de predare; acordă asistență altor îndatoriri administrative, cum ar fi fotocopierea, trimiterea faxurilor și depunerea, după caz; să monitorizeze și să restaureze zilnic consumabile de birou, inclusiv hârtie și toner pentru copiatoare și imprimante; să monitorizeze cu regularitate sălile de conferințe pentru a se asigura că acestea sunt în mod adecvat stocate cu materiale de birou și materiale de prezentare; să mențină curățenia și siguranța mediului de lucru în suita biroului central și în alte zone publice pe întreaga suprafață a șaptea; să respecte procedurile de securitate pentru angajați și să solicite respectarea procedurilor de securitate pentru vizitatori în incinta biroului; plasarea comenzilor utilizând procesul de achiziție interofică și menținerea contabilității comenzilor și a utilizării aprovizionării la nivelul celui de-al șaptelea; săli de conferințe de la etajul al șaptelea pentru Institutul de Sănătate Publică; servesc ca punct principal de contact pentru facultatea și personalul Laboratorului; să prezinte cereri de întreținere pentru echipamente și mobilier de birou; coordonarea colectării și livrării serviciilor de poștă electronică peste noapte și expres (de exemplu, FedEx, UPS); și să servească drept punct de contact principal pentru facultate, vizitatori și studenți.
Contabil angajat (neadministrat) care necesită abilități clerice
De asemenea, există și alte funcții care nu sunt roluri de asistent administrativ, dar care necesită abilități clerice similare, cum ar fi un contabil de personal. Această probă de postare pentru un contabil de personal are mai multe îndatoriri care necesită abilități administrative. Cu toate acestea, ele nu sunt enumerate în mod specific ca abilități administrative sau de birou. De exemplu:
Contabilul de personal pentru XYZ Industries va fi responsabil pentru pregătirea înscrierilor în jurnal, închiderea lunară și a sfârșitului anului, reconcilierea băncii, întreținerea activelor fixe și reconcilierea registrelor generale. În plus, veți participa la respectarea termenelor de revizuire a proceselor de raportare și vom lucra alături de auditorii externi pentru revizuiri trimestriale și audituri anuale. Responsabilități majore - pregătirea înregistrărilor de jurnal și a reconcilierii contului, inclusiv, dar fără a se limita la, numerar, cheltuieli preplatite și salarii; desfășurați închiderea lunii, intrări în jurnal, fără supraveghere; să mențină registrul cu active fixe, deprecierea și reconcilierea; analiza veniturilor și bilanțurilor și comunicarea constatărilor managementului; să participe la inițiative la nivel de departament; asistăm la procesele de închidere trimestrială și la sfârșitul anului, inclusiv pregătirea lunară a listelor financiare închise; să pună în aplicare, să mențină și să adere la controalele interne în cadrul SOX și procedurile contabile care asigură respectarea GAAP; raportează cu privire la datele financiare și le comunică într-un mod util și ușor de înțeles; gestionați contractele de leasing de capital și plățile lunare.
Cerințele de locuri de muncă includ: aptitudini analitice dovedite, cum ar fi identificarea problemelor, colectarea datelor relevante, tragerea concluziilor valide și recomandarea îmbunătățirii și acțiunilor corective; experiență în ceea ce privește facturarea și familiarizarea cu reconcilierea contului; conturile de încasare a conturilor preferate, precum și competența cu Microsoft Excel; cunoștințe fundamentale în înregistrările jurnalului și experiența contabilă plătibilă; abilități de comunicare organizațională, scrisă și verbală; și capacitatea de a lucra în foi de calcul și baze de date; dăruire și abilități necesare pentru a respecta termenele critice de afaceri.
Nu subestimați niciodată relevanța experienței clerice
Indiferent dacă solicitați asistență administrativă sau avocat al unui litigiu, nu subestimați importanța aptitudinilor administrative sau a experienței clerice. Cunoașterea modului în care se desfășoară operațiunile de birou și abilitățile clerice reprezintă o calificare utilă în orice loc de muncă. Familiaritatea dvs. cu procesele de birou și cu modul de gestionare a acestora este, evident, esențială într-un rol administrativ. Dacă solicitați un rol în care vă așteaptă să supravegheați personalul clerical, aveți nevoie de abilități manageriale, dar înțelegerea importanței abilităților de birou este, de asemenea, valoroasă deoarece înseamnă că puteți coordona volumul de muncă și puteți gestiona așteptările de lucru ale celor care vă raportează. În plus, într-un rol nonadministrativ sau non-alergic, având abilități de birou sugerează, de asemenea, că sunteți capabil să vă înscrieți în calitate de membru al echipei atunci când asistentul sau secretarul administrativ este indisponibil sau lucrați la alte priorități.
