Una dintre responsabilitățile membrilor personalului care lucrează în diferitele niveluri de guvernare este scrierea unor note de informare pentru factorii de decizie politică, care utilizează notele de informare pentru a se educa în legătură cu problemele și a le îndruma în formarea protocoalelor, procedurilor și legilor. O notă informativă este un rezumat concis al unei probleme sau al unui caz care prezintă cititorului o solicitare de acțiune. Un memoriu de succes convinge cititorul să acționeze oferind dovezi concrete care sunt ușor de înțeles și evaluate.
$config[code] not foundÎncepeți nota scriind "Pentru:" și "De la:" Introduceți numele expeditorului și al destinatarului după coloane. Pe rândul următor, scrieți data la care ați scris nota. Finalizați această secțiune scriind "Subiect:" urmat de subiectul pe care se referă nota.
Specificați acțiunea pe care doriți ca cititorul să o ia în prima teză sau paragraf din notă.
Mențineți atenția cititorului utilizând scurte și succinte paragrafe care nu depășesc 5 fraze. Atunci când precizați motivele pentru luarea de măsuri, listați fiecare motiv într-un paragraf separat.
Utilizați dovezi empirice pentru a convinge cititorul cu privire la necesitatea acțiunii propuse. De exemplu, citează statisticile privind locuințele cu venituri reduse când căutați o schimbare într-o anumită politică de zonare. Evitați generalizările pe care nu le puteți sprijini cu fapte.
Descrieți cursurile alternative de acțiuni sau politici, descriind avantajele și dezavantajele fiecăruia.
Evitați expresiile inutile sau expresive, de exemplu, "ca în discuția noastră" și jargonul tehnic atunci când menționați fapte și figuri. Utilizați un limbaj simplu, direct pe care orice cititor îl poate înțelege.
Utilizați vocea activă, spre deosebire de pasiv, în memorie pentru a încuraja acțiunea. Dacă cunoașteți beneficiarul memoriei bine, folosiți pronumele de prima persoană, cum ar fi "eu" și "noi", deoarece oamenii sunt mai predispuși să facă ceva pentru aceia care simt că știu personal. Accentuați mai mult aceste conexiuni personale prin folosirea contracțiilor, cum ar fi "Eu sunt".
Reiterează necesitatea acțiunii la sfârșitul memorandumului. Asigurați-vă că indicați dacă există un termen limită pentru acțiune care trebuie îndeplinită.
Avertizare
O notă de informare care depășește două pagini în lungime devine un raport, pe care cititorul este puțin probabil să îl citească imediat după primire.
