Am scris în ultima mea coloană despre noul cititor de cărți electronice Amazon Kindle și am spus:
$config[code] not found"Toți am așteptat cu nerabdare prognozele pentru biroul fără hârtie să se realizeze, totuși această promisiune pare a fi o iluzie mai evazivă decât oricând".
Dar poate biroul fără hârtie este în vedere. Da, am ascultat pe cei care continuă să spună că biroul fără hârtie este încă un vis. Dar cred că cheia aici este să căutați și să depuneți eforturi în direcția progresului în a vă scuza de hârtie, nu în perfecțiunea atingerii acelui scop final. Sistemul corect de gestionare a datelor poate combina caracterul practic al hârtiei cu viteza noilor informații și tehnologii.
În calitate de antreprenori și proprietari de întreprinderi mici, dorim să eliminăm cantitatea de hârtie pe care o folosim, deoarece necesită prea mult timp (și bani) pentru a produce, organiza și recupera. Acest lucru ar putea doar să vă salveze o mulțime de bani și să vă ajute să câștigați mai mulți bani.
Cu proliferarea actuală a informațiilor, trebuie să punem la dispoziția noastră și a altora informații cu privire la viteza lumii actuale.
Aruncați o privire la modul în care sunt tratate hârtia și fișierele la afacerea dvs.
Dacă ești ca mine, aș fi atât de îndrăzneț ca să sugerez că ceea ce găsești nu te va face fericit.
Poate aveți biroul cel mai organizat din lume, dar timpul necesar pentru a vă sistematiza evidența și pentru a susține această metodă de organizare se traduce în dolari reali - ore care ar putea fi cheltuite pentru cercetare și dezvoltare și marketing.
Folosești un sistem de pilule, păstrând lucrurile în grămezi, astfel încât să știi exact unde este totul? Gândiți-vă la dezordinea fizică pe care o cauzează acest lucru, precum și la vina pe care o simțiți pentru că simțiți mereu nevoia de a "trece prin" aceste grămezi - pentru a vă asigura, cel puțin, că nu ați uitat ceva.
În cazul în care fișierele de hârtie vă îngropă biroul, "mergerea fără hârtie" ar putea fi o opțiune bună. Dar ce anume înseamnă că nu înseamnă hârtie pentru afacerea dvs.? Aceasta presupune luarea deciziei de ao face și a nu se întoarce. Înseamnă să scanezi toate fișierele în computer și să antrenezi personalul să folosească fișierele digitale.
Aceste documente care trebuiau trimise de la un asociat la altul sau din afacerea dvs. către un client sau client în perspectivă pot fi vizualizate oriunde ar fi necesare. Compania dvs. poate economisi multe ore și bani fără sfârșit în productivitate și eficiență.
Realitatea este că biroul tău va folosi mereu hârtia. Termenul "fără hârtie" este prea ridicat pentru a ajunge la un standard. Unii oameni trebuie să tipărească lucrurile pentru a le citi. Veți tipări lucrurile pe care să le purtați și să le arătați altora. Nu fiecare prezentare poate fi adaptată la PowerPoint. Nu veți scăpa de acei imprimante.
Dar veți scăpa de dulapurile de depozitare, sau cel puțin unele dintre ele, pe măsură ce scanați fișierele în computer și creați fișiere noi pe computer și necesitatea de a organiza în mod constant acele fișiere.
Iată patru lucruri pe care trebuie să le iei în considerare atunci când mergi fără hârtie:
1. La scanarea fișierelor, un scanner de documente dedicat este vital.
2. La salvarea fișierelor, cea mai bună și cea mai general acceptată metodă este în format PDF sau format de document portabil. Acesta este un format stabil care păstrează fișierul arătând exact așa cum arăta pe hârtie. Poate fi citit online sau tipărit, necesită puțin spațiu și este ușor de creat cu software-ul disponibil de la Adobe.
3. Dacă vă digitalizați fișierele, veți avea nevoie de un hard disk dedicat să vă țineți noul "cabinet de fișiere" și un sistem de backup de date bun. Profesioniștii profesioniști sugerează existența a două hard discuri portabile. Vă întoarceți unul la celălalt în fiecare săptămână și luați copia de rezervă într-o locație în afara locației, cum ar fi un depozit bancar.
4. Dacă nu aveți calculatoarele pe o rețea locală (LAN), acestea trebuie să fie conectate astfel încât toată lumea să poată accesa fișierele. Configurarea unei rețele fără fir costă aproximativ 25-50 USD pe computer, plus 75-100 de dolari pentru "hub" sau routerul central pentru patru calculatoare.
Majoritatea oamenilor nu au probleme la vizualizarea fișierelor digitale și la menținerea acestora. Ceea ce vă poate avea probleme cu dvs. și angajații dvs. este să vă obișnuiți cu noul sistem de gestionare a informațiilor și de gestionare a informațiilor. Dă-i pe toți la bord în termenii protocoalelor de fișiere. Cum ar trebui să fie etichetate directoarele? Cum se numește fișierele? Este esențial ca toată lumea să utilizeze aceleași standarde. Decideți ce vor fi acestea și copiați copii pentru toată lumea. Faceți o copie disponibilă în rețeaua companiei.
Deplasarea fără hârtie este o chestiune de alegere: este un stil de viață conștient și o decizie de stil de lucru. Este una care, atunci când se angajează în totalitate, vă poate crește productivitatea, eficiența și eficiența, precum și reduce cantitatea de deșeuri pe care fiecare dintre noi o produce.
Ați luat decizia de a merge fără hârtie?
* * * * *
