Lumea afacerilor pare să se rotească pe o axă a întâlnirilor - dar nu toate întâlnirile sunt productive. Investiți-vă timpul în planificarea unei sesiuni productive pentru a vă asigura că întâlnirile dvs. își fac treaba. Gândiți-vă atent la ceea ce trebuie să realizați și cine ar trebui să participe.
Determinați obiectivul și publicul
Stabiliți un obiectiv al întâlnirii și faceți-l scurt și clar. De exemplu, creați o scurtă listă de puncte de marcaj care descriu obiective specifice. Scopul întâlnirii dvs. ar putea fi comunicarea informațiilor importante, luarea deciziilor, rezolvarea problemelor sau atribuirea acțiunilor. Un obiectiv concis și punctual ajută organizatorul întâlnirii să determine cine trebuie să participe la întâlnire. Construiți o listă de invitați prin alinierea fiecărui obiectiv cu membrii echipei, a căror prezență va face posibilă îndeplinirea obiectivului.
$config[code] not foundSetați Agenda
Stabiliți agenda agendei în funcție de fiecare obiectiv din obiectiv. Dacă un obiectiv este de a comunica începutul unui proiect, setați un element de agendă care identifică cine va prezenta aceste informații și cum vor fi partajate informațiile, cum ar fi prezentarea PowerPoint. Dacă scopul este de a atribui acțiuni, setați un element de agendă care descrie modul în care se vor efectua asignările. Fiecare obiectiv trebuie să aibă unul sau mai multe elemente de agendă aliniate direct cu acesta.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingSelectați data și ora
Selectați data și ora întâlnirii pe baza disponibilității liderului întâlnirii și a invitaților cei mai critici. Cu cât este mai mare lista invitaților, cu atât este mai greu să găsești o zi și o oră când toată lumea este disponibilă. Acceptați un timp care să se potrivească cât mai multor programe. Înainte de a stabili timpul, gândiți-vă la fusurile orare. În cazul în care unii invitați vor participa prin telefon sau pe Internet, luați în considerare orele lor de lucru, precum și dvs. A 1 p.m. întâlnire în Ora de Est de Est este o întâlnire de prânz-oră în Ora Centrală Standard. Aceeași întâlnire este la 2 dimineața la Tokyo.
Alegeți locația
Găsiți o sală de conferințe care va face posibilă realizarea tuturor elementelor de pe ordinea de zi. Alegeți o cameră suficient de mare sau mică pentru a se potrivi confortabil cu numărul de persoane așteptate să participe. O cameră cu numărul 40 este o alegere proastă pentru o întâlnire cu 10 persoane. De asemenea, nu doriți ca o mulțime să se strângă atât de strâns încât este necesar să aduceți scaune în plus.
Aranjați materiale și incidente
Dacă se așteaptă prezentări, asigurați-vă că camera este echipată cu un proiector. Dacă nu, asigurați-vă că vă aduceți un proiector - asigurați-vă, de asemenea, că aveți ceva de proiectat, cum ar fi un ecran sau un perete alb. Nu uitați să luați în considerare disponibilitatea altor accesorii, cum ar fi plăcile albe cu marcatori de ștergere uscată, flip chart-uri și telefoane cu difuzor pentru participanții din afara locației. Pentru întâlniri cu mai multe ore, organizați mese și băuturi, astfel încât participanții să se concentreze mai degrabă asupra subiectului decât asupra stomacului.
Notifică invitații
Anunță invitații de la obiectivele întâlnirii, data, ora și locația suficient de bine în avans pentru a se putea pregăti corespunzător. În majoritatea cazurilor, este preferabilă o notificare cu cel puțin o săptămână. Utilizați software-ul calendarului de la locul de muncă pentru a trimite o întâlnire de întâlnire tuturor invitaților. Multe programe vor avertiza invitații cu câteva minute sau cu câteva zile înainte de întâlnire sau vor personaliza alertele la nevoile dvs.
