În această zi a biroului electronic, este posibil ca conceptul de depunere a lucrărilor să fie acceptat. Dezvoltarea unor politici eficiente de depozitare a birourilor poate ajuta la găsirea unor documente importante și a documentelor active ușor de găsit. Indiferent de cât de mult se face documentația pe computere, va exista întotdeauna o anumită sumă care trebuie tipărită și depusă manual. Păstrați dosarul de la birou și puteți administra un birou mai eficient.
$config[code] not foundResponsabilitate
Indiferent de cât de detaliată ar putea fi o politică de depozitare a birourilor, cineva trebuie să fie responsabil pentru implementarea zilnică a politicii pentru ca aceasta să fie eficientă. Delegarea autorității de depunere poate varia în funcție de volumul de informații care trebuie depuse, de complexitatea sistemului de înregistrare și de frecvența preluării informațiilor și care trebuie reintroduse.
Cu o bună politică de depunere, depunerea trebuie efectuată numai de persoana responsabilă. Dacă cineva elimină un document, ar trebui să existe o regulă conform căreia documentul este plasat într-un coș "în", care va fi depus de partea responsabilă. Dacă există mai multe persoane responsabile pentru depunere, ar trebui să creați un sistem pentru fiecare dosar în care ultima persoană care a depus ceva trebuie să semneze inițialele. Pentru a menține un sistem bun de înregistrare, oamenii responsabili trebuie să fie trași la răspundere.
Cod de culoare
Potrivit PowerHomeBiz.com, una dintre modalitățile de a vă păstra fișierele organizate este prin codarea culorilor. Aveți posibilitatea să colorați fișierele de coduri utilizând pictograme colorate sau puteți achiziționa foldere de fișiere de diferite culori care să fie utilizate în dulapurile dvs.
Atunci când separați prin culoare, este mai eficient să utilizați sistemul de codare a culorilor pentru titlurile mai cuprinzătoare și apoi un sistem diferit pentru sub-rubrici. De exemplu, toate documentele financiare pot fi puse în fișiere verzi, însă documentele referitoare la informațiile fiscale ar avea propriul lor sistem. Experimentați codul de culoare al sistemului de codare a culorilor. Tabelele verzi pot fi utilizate pentru documente financiare, dar autocolante de pe roșu pot fi puse pe informațiile legate de taxe.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingActiv și Arhivare
Cele mai utilizate fișiere vor fi cele care ar trebui să fie considerate active, iar cele care nu vor fi menționate în mod regulat pot fi arhivate. Un sistem de fișiere activ este dinamic și oferă spațiu pentru extindere și adăugare. Odată ce un document a fost considerat dincolo de faza sa activă, acesta este transferat la arhivare. Păstrați fișierele active pentru cei care au nevoie de ele și continuați să vă organizați fișierele active în fiecare zi.
