Procesele-verbale ale întâlnirii unei asociații sau organizații reprezintă dosarul oficial al acțiunilor întreprinse de consiliul de administrație al grupului, dar nu sunt menite a fi o transcriere completă. Prea multe detalii pot prezenta o imagine confuză despre ceea ce a avut loc într-o întâlnire și invită la o interpretare greșită. Cheia pentru scrierea minutelor de întâlnire adecvate trebuie să fie concisă și precisă și să urmeze practicile standard.
$config[code] not foundÎncepeți minutele cu numele organizației și înregistrați data întâlnirii și locația acesteia. Procesul verbal ar trebui să ia în considerare toți membrii consiliului în prezență, prezența unui cvorum și momentul în care ședința a fost chemată la comandă. Secretarul ar trebui să înregistreze, de asemenea, momentul în care membrii consiliului ajung târziu sau părăsesc devreme pentru a avea o evidență clară despre cine a fost prezent când au fost luate voturi.
Urmați ordinea de zi pentru a verifica mai întâi elementele care apar, cum ar fi corecțiile și completările aduse procesului-verbal al ședinței anterioare, acceptarea raportului unui trezorier sau prezentarea rapoartelor comisiilor care nu necesită nicio altă acțiune. Pentru rapoarte scrise, cum ar fi o actualizare de la trezorier, pur și simplu atașați raportul la minute. Pentru rapoartele orale, rezumați pe scurt.
Înregistrează esența acțiunilor pe care le ia o consiliu, dar nu un dialog în desfășurare al discuțiilor dintre membrii consiliului. Când se face o mișcare, înregistrați cine a făcut moțiunea și cine a detașat și rezultatul votului. Rețineți că alte acțiuni întreprinse în cadrul reuniunii nu sunt supuse votului, cum ar fi președintele consiliului de administrație care atribuie sarcini pentru un eveniment de asociere viitoare, membrii consiliului să participe voluntar la aderarea la comisie și să discute despre activitățile viitoare. Procesul-verbal ar trebui să includă o sumare concisă a oricărei alte discuții.
Rezumați problemele ridicate în cadrul punctului de pe "Noi afaceri". În timp ce noua afacere ar putea fi ceva, procesul-verbal ar trebui să reflecte în principal subiectul abordat, care a ridicat-o și orice directivă din partea președintelui sau a consiliului pentru a aborda problema sau " în ea. "
Terminați procesul-verbal cu data, ora și locul următoarei ședințe. Depuneți procesul-verbal, conform instrucțiunilor președintelui consiliului sau președintelui, cum ar fi online sau într-un cabinet desemnat.
