Cum se scrie o notă oficială cu incinte și inițiale

Scrierea unui memoriu formal este o modalitate eficientă de a comunica într-o companie. Scrieți nota cu o voce autoritară care intenționează să informeze mai degrabă decât să intimideze cititorul. Informațiile suplimentare incluse în notă sunt cunoscute sub numele de atașament, iar carcasele sunt de obicei incluse în litere. O notă oficială include secțiuni specifice și include atât inițialele scriitorului, cât și cele ale asistentului la sfârșit. Deși cele mai multe dintre memorii sunt de o pagină sau mai puțin, nu uitați să includeți un paragraf rezumativ la sfârșitul notei, dacă este mai lung decât o pagină.

$config[code] not found

Creați rubrica pentru memorie, care include secțiunile "Pentru", "De la" și "Subiect". Decideți cine trebuie să primească o copie a notei. Dacă includeți atașamente, decideți cine are nevoie de atașamente și cine are nevoie doar de o copie a memoriei, astfel încât aceștia să fie conștienți de informație și că fișierele atașate au fost distribuite (de exemplu, un manager poate să fi creat atașamentul și nu va avea neapărat nevoie de o copie). Includeți numele tuturor pentru a obține nota în secțiunea "Către" a titlului. Persoanele pe care doriți să le copiați merg în secțiunea "cc" a notei la sfârșitul notei. Pot exista, de asemenea, persoane cărora doriți să le informați privat în memorie. Acești destinatari vor fi "copiați orbi". Ei vor primi o copie a notei, dar nu vor fi publicate în secțiunile "To" sau "cc".

Scrieți corpul memoriei în mod clar și concis. Utilizați limbajul direct și formal, dar mențineți nota intimidantă sau deranjantă. Memorizările mai lungi trebuie să includă rubricile paragrafelor pentru a le face mai ușor de citit.

Finalizați nota. La încheierea corpului memoriei, ar trebui să apară inițialele autorului, cu inițialele asistentului după o slash "XX / yy". Inițialele autorului sunt capitalizate; asistentul este cu litere mici. Sub aceasta, două spații în jos, ar trebui să fie cuvântul "Atașamente (x)" cu numărul de atașamente incluse în paranteze dacă există mai mult de unul. Apoi, listați persoanele pe care doriți să le copiați pe carbon sau "cc". Ar trebui să fie într-un format de listă. Persoanele care sunt copiate orbe ar trebui să fie scrise cu mâna pe copiile lor. Asigurați-vă că includeți "bcc" astfel încât să știe că au fost copiate anonim. Autorul notei ar trebui să inițieze după numele său în secțiunea "De la" din titlu înainte de distribuirea memoriei.

Bacsis

Păstrați o copie suplimentară sau două din nota într-un fișier cu atașamentele în cazul în care altcineva trebuie să fie adăugat la lista de distribuție.

Corectați nota pentru erorile tipografice pe care verificatorii de ortografie ratează (forma / de la).

Majoritatea software-urilor de procesare a textului includ un șablon de notă dacă compania dvs. nu a specificat una care să o folosească.

Avertizare

Asigurați-vă că includeți toți destinatarii din secțiunea "Către" a notei.

Notele ar trebui utilizate numai pentru comunicațiile interne ale companiei. Comunicarea cu furnizorii sau cu clienții trebuie să fie scrisă într-un format scris.