Legea privind drepturile civile din 1964 impune ca cererile de muncă să fie păstrate în dosar timp de cel puțin un an. Dacă știți că un solicitant are vârsta de peste 40 de ani, cererea trebuie să aibă loc timp de doi ani, în conformitate cu Legea privind discriminarea pe motive de vârstă. Statutul de stat ar putea impune chiar și o perioadă mai lungă de timp pentru a ține evidența solicitantului de locuri de muncă. Din cauza reglementărilor de stat și federale, un sistem precis de păstrare și înregistrare a solicitanților de locuri de muncă reprezintă o parte importantă a afacerilor. S-ar putea să aveți nevoie să verificați cu acești solicitanți dacă angajatul pe care l-ați angajat nu funcționează.
$config[code] not foundUtilizați software-ul de management electronic pentru a crea și a stoca aplicații de locuri de muncă. Mai multe programe online permit utilizatorilor să creeze astfel de formulare electronice ca cererile de locuri de muncă. Aceste formulare de angajare sunt trimise și salvate electronic și permit stocarea fără hârtie. Deoarece majoritatea aplicațiilor ajung prin e-mail, aceasta este o modalitate ușoară de a stoca materiale în fișiere care nu ocupă nici un spațiu fizic. Folosirea unui flux electronic de lucru stocat în sistemul de management al documentelor companiei dvs. necesită securitate, astfel încât fișierele de angajare nu vor fi hackate sau văzute de personal neautorizat. Setați computerul să vă trimită automat alerte pentru a vă reaminti când fișierele ar trebui să fie șterse sau revizuite.
Configurați fișierele de personal pentru aplicații de lucru în folderele de hârtie. Planificați un sistem eficient de depozitare utilizând foldere de fișiere cu coduri de culoare păstrate în sertare, rafturi sau dulapuri de fișiere. Imprimați CV-urile și cererile de locuri de muncă primite prin e-mail și le depuneți cu aplicațiile completate personal sau trimise prin poștă. Solicitanții pot fi depuși pe nume sau pe numărul de securitate socială în secțiuni determinate de tipul de loc de muncă. De exemplu, locurile de muncă din vânzări ar fi înscrise într-un dosar intitulat "Vânzări", iar solicitanții ar fi pus în ordine după nume sau numeric prin numere de identificare. Asigurați fișierele într-un dulap sau cameră încuiate.
Păstrați înregistrări timp de cel puțin patru ani, dacă un solicitant de locuri de muncă vă cere să angajați o discriminare. Comisia pentru oportunități egale de ocupare a forței de muncă solicită în mod normal să păstrați cererile solicitate cel puțin un an, dar dacă vă confruntați cu o acțiune în justiție, EEOC vă recomandă să păstrați cererile de locuri de muncă timp de cel puțin patru ani. Dacă nu stocați corect aplicațiile, EEOC vă poate percepe practici discriminatorii de angajare sau încălcări ale înregistrărilor.
Distrugeți cererile de locuri de muncă după terminarea perioadei legale de desfășurare a acestora. Stabiliți un sistem cu mementouri pentru a face acest lucru. Contactați departamentul IT pentru a elimina corect fișierele electronice și pentru a șterge toate aplicațiile pentru lucrări de hârtie. Acest lucru este important deoarece fișele de aplicații de locuri de muncă conțin informații personale precum numerele de securitate socială și datele privind ocuparea forței de muncă care trebuie păstrate strict confidențiale.
