Un secretar de birou este adesea lipiciul care deține un birou sau o afacere împreună, deoarece oferă sprijin unui număr mare de membri ai personalului și departamentelor. Secretariatele de birou nu au nevoie de nici o educație formală, dar majoritatea companiilor se vor uita la finalizarea cursurilor de competențe informatice și a altor abilități legate de birou ca un avantaj. Potrivit Payscale.com, începând cu anul 2010, secretarii de birouri fac o medie între 20.893 dolari și 30.990 dolari anual.
$config[code] not foundGreet & Check-In
Secretarul de birou salută clienții, solicitanții de locuri de muncă și alți vizitatori atunci când ajung la birou. În cazul în care vizitatorul are o întâlnire cu cineva care lucrează la companie, secretarul de birou va verifica vizitatorul și va anunța sosirea la personalul corespunzător.
Deoarece secretarul de birou este adesea prima impresie pe care o au oamenii din companie, ea trebuie să-și păstreze în permanență aspectul și comportamentul profesional. Utilizarea etichetării corecte și a atitudinii prietenoase reprezintă o parte importantă a slujbei secretarului de birou. O strângere de mână și un contact vizual la sosire permit vizitatorului să știe că prezența sa este recunoscută și apreciată. Atunci când un vizitator sau un client părăsesc clădirea, secretarul de birou îi va mulțumi pentru că vine și o verifică, dacă este necesar.
Comunicare și corespondență
Telefonul și comunicarea scrisă sunt vitale pentru a ajuta compania să avanseze și să-și construiască afacerea. Secretarul de birou joacă un rol important în procesul de comunicare în cadrul biroului și al companiei. El primește apeluri telefonice, redirecționează apelantul către persoana potrivită sau primește un mesaj, plasează apeluri telefonice către clienți și oferă informații sau indicații celor care solicită ajutor.
Pe lângă comunicarea telefonică, secretarul de birou este, de asemenea, implicat în corespondența scrisă și prin e-mail. Executivii sau managerii pot solicita secretarului de birou să scrie scrisori sau să răspundă la solicitările clienților. Dacă comunicarea sau corespondența are loc pe telefon, printr-o scrisoare sau printr-un e-mail, secretarul de birou trebuie să comunice întotdeauna într-o manieră profesională, menținând reputația pe care compania a lucrat-o pentru a le construi.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingPăstrarea înregistrărilor
Un birou ocupat va necesita o actualizare constantă a înregistrărilor și a datelor. În cazul în care compania este implicată în vânzarea de produse sau servicii, înregistrările vânzărilor, inventarul și cererile clienților vor trebui să fie actualizate în fiecare zi. Secretarul de birou introduce plățile efectuate de clienți și clienți și poate asista, de asemenea, departamentul contabil cu înregistrări actualizate ale plăților trimise vânzătorilor.
În plus față de înregistrările legate de vânzări, secretarul de birou ține, de asemenea, înregistrări ale reuniunilor prin intermediul procesului-verbal al ședinței. Evidența oferă companiei o istorie a ceea ce sa întâmplat și poate fi vital pentru progresul companiei. Multe ore sunt cheltuite de secretarul de birou, actualizând și păstrând înregistrări și înregistrări scrise pe calculator.
