Eticheta companiei afectează modul în care alți oameni vă percep la locul de muncă - inclusiv colegii, supraveghetorii și clienții. Dacă vi se cere să luați minutele pentru o întâlnire, cel mai important lucru este să le păstrați clar, concis și precis.
Pregătirea și elementele de bază
Ori de câte ori participați la o întâlnire de afaceri, ajungeți acolo mai devreme și fiți pregătiți pentru orice sarcină pe care ar trebui să o îndepliniți la întâlnire. Dacă țineți minutele, ar trebui să aveți notebook sau calculator gata, împreună cu alte elemente necesare, cum ar fi pixuri sau dispozitive de înregistrare. Participarea este înregistrată în procesul-verbal, deci pregătiți o foaie de conectare inaintea timpului. Fișa de conectare trebuie să aibă numele fiecărui participant și un spațiu pentru a marca orele de sosire.
$config[code] not foundDeși este împotriva etichetei de afaceri pentru a întrerupe alți vorbitori la o întâlnire de afaceri, minutul se așteaptă să păstreze note exacte cu privire la ceea ce sa spus și făcut la întâlnire. Orice mișcare formală trebuie înregistrată în mod verbal. Vorbiți și adresați întrebări clarificatoare dacă nu ați auzit sau nu ați înțeles ceva suficient de bine pentru a le înregistra cu exactitate.
Este sarcina persoanei care conduce întâlnirea să creeze o agendă și să țină întâlnirea pe drumul cel bun. Dacă întâlnirea se îndepărtează de ordinea de zi stabilită, procesul-verbal ar trebui să reflecte acest lucru. Există întotdeauna posibilitatea ca într-o zi să vi se ceară să clarificați exact ce sa întâmplat la o întâlnire. Indiferent de ce, ar trebui să vă asigurați că minutele dvs. descrie cu exactitate ce sa întâmplat cu adevărat și în ce ordine.
Eticheta minuțioasă
Minutele de întâlnire nu sunt doar note pentru confortul persoanelor care au participat la întâlnire. Procesul-verbal al unei întâlniri este a înregistrarea legală a ceea ce sa făcut la acea întâlnire, conform unui articol al parlamentarului înregistrat Nancy Sylvester.
Nu este nevoie să înregistrați fiecare detaliu din ceea ce sa spus. Cu excepția mișcărilor oficiale, rezumați doar conținutul. Includeți numai detalii care vor rămâne importante în viitor pentru oricine caută minutele. Utilizați cuvinte cheie pentru a rezuma conținutul fiecărei discuții.
Evitați orice comentariu, opinia personală sau limba descriptivă în procesul-verbal. Nu numai că acestea sunt subiective, dar pot pune mai târziu subiectul comentariilor dvs. De exemplu, puteți adăuga o notă cu textul "Dl Smith a părăsit întâlnirea la ora 14:45", dar nu ar trebui să-l spuneți că "Dl. Smith a devenit supărat pe doamna Jones și a ieșit din întâlnire".
Pentru a evita comentariile inutile, nu încercați să descrieți în nici un fel tonul emoțional al întâlnirii. De exemplu, "doamna Jones a insistat că cifrele de vânzări se vor îmbunătăți în trimestrul următor" este prea subiectivă și ar fi mai bine formulată ca "doamna Jones a spus că cifrele vânzărilor ar trebui să se îmbunătățească în trimestrul următor". Lăsați faptele să vorbească de la sine.
