Graalul sfânt al managementului de proiect: economisirea atât a timpului, cât și a banilor, în timp ce face încă un mare proiect de înaltă calitate. Este un scop pe care fiecare companie dorește să îl atingă, dar mulți nu reușesc să facă acest lucru din mai multe motive. Fie că este vorba de lipsa de resurse, de lipsa de buget sau de lipsa de cunoștințe, prea des, companiile permit proiectelor să scape complet de sub control în ceea ce privește domeniul de aplicare, bugetul sau unul dintre cele mai multe alte proiecte.
$config[code] not foundDeci, cât de comună este problema proiectelor care nu sunt controlate și, mai important, care este cheia prevenirii?
Modul în care un proiect devine Albatros
În urmă cu câțiva ani, Unitatea de Strategie a Serviciilor Europene a efectuat un studiu pentru a determina câte proiecte au trecut bugetul și ce costă companiile pe termen lung. Constatările lor au fost mai extreme decât cele prezise:
- Valoarea totală a contractelor - 47,65 miliarde de dolari.
- Surplusurile totale au totalizat 14,54 miliarde de dolari.
- 57% din totalul contractelor (105) au înregistrat depășiri ale costurilor.
- 33% din totalul contractelor (105) au suferit întârzieri majore.
- 30% din totalul contractelor (105) au fost reziliate.
Un studiu similar publicat de revista Harvard Business Review - analizând un total de 1.471 proiecte IT - a constatat că depășirea medie a fost de 27%. În timp ce acest lucru este substanțial, studiul a constatat că unul din șase proiecte le-a depășit bugetul cu o medie de 200% și și-a depășit programul cu aproape 70%.
Care a fost cauza acestor probleme? Studiul HBR a constatat că o serie de factori au fost de vină. Dar mulți dintre aceștia s-au confruntat cu o planificare proastă și cu o lipsă de informații. Unele companii au subestimat considerabil costul și timpul implicat într-un anumit proiect. Alții au cumpărat în propriul lor hype de marketing, simplificând ceea ce a fost implicat și supraestimându-și propriile abilități.
Găsirea mediei fericite
Ar trebui să se înțeleagă că este necesară o planificare adecvată a proiectului. Dar ce anume înseamnă asta?
În timp ce obiectivele înalte pot suna bine în faza de propunere, ele pot fi devastatoare pe durata proiectului. Cu cât proiectul este mai mare și mai lung, cu atât mai mult spațiu există pentru atingerea obiectivelor prea mari și proiectul depășește constrângerile sale bugetare și de timp.
Dar chiar și cu cea mai bună planificare, apar lucruri neprevăzute. Acest lucru ar putea fi orice, de la o schimbare a domeniului de aplicare solicitată de client la schimbări neprevăzute de pe piață care necesită ajustări.
Una dintre cele mai bune modalități de reducere a costurilor proiectelor depășite și a planificării bugetare deficitare poate fi prin simpla urmărire a timpului și a cheltuielilor pe baza unui proiect pentru angajații implicați. Procedând astfel, managerii de proiect obțin o estimare mai precisă a domeniului de aplicare al proiectului și a ceea ce este cheltuit în ceea ce privește timpul pentru proiect și cheltuielile reale pentru proiect. Timpul de urmărire poate, de asemenea, să dezvăluie care angajați pot necesita un pic de noroi sau mai multe îndrumări pentru a finaliza cu exactitate proiectul cu pricepere.
De cele mai multe ori, un proiect depășește mai devreme obiectivele sale. Din păcate, mulți dintre managerii de proiecte urmăresc orbește cursul prezentat și fac foarte puține analize pentru a se asigura că obiectivele intermediare se aliniază la obiectivele bugetare și de planificare. Dacă ați realizat 10% din obiectivele proiectului, dar ați consumat 15% din buget, nu există niciun motiv să credeți că această tendință se va schimba fără a interzice și a face ajustări. Fără a face ajustări, vă puteți aștepta ca la 20% din muncă, proiectul să fi consumat 30% din buget și așa mai departe. La această rată, până la finalizarea proiectului, acesta va costa 150% din bugetul alocat.
Unele îndrumări de luat în considerare
Cu fiecare proiect, este esențial să stabilim etape de realizare pentru a evalua progresul realizat și pentru a vedea cum acest progres se aliniază la parametrii și obiectivele proiectului. Cu cât acest lucru se întâmplă mai devreme, se vor descoperi problemele potențiale mai rapide și se pot face ajustări pentru a menține proiectul pe țintă.
Nu uitați să rămâneți în comunicare regulată cu angajații asupra proiectului, în cazul în care au nevoie de puțină clarificare pe parcursul etapelor. Acest lucru nu numai că menține proiectul pe drumul cel bun, ci adaugă și coeziunea eforturilor grupului.
Cu o bună planificare și o diligentă urmărire, compania dvs. poate evita să fie o statistică nefericită și poate atinge obiectivul de a economisi timp și bani în timp ce livrează un produs sau serviciu de calitate.
Întâlnire de fotografie prin Shutterstock
2 Comentarii ▼
