O minte organizată creează o producție organizată în orice efort pe care ei îl implică. O afacere bine organizată înseamnă că o minte organizată conduce spectacolul și acesta este genul de afacere care atinge obiective.
Este ușor să vă păstrați spațiul fizic organizat, dar din punctul de vedere al succesului financiar este ceea ce este în interiorul care contează. În special, fișierele și folderele computerului. Fără un computer organizat, un birou fără pată nu merită un deal de fasole.
$config[code] not foundCe fișiere și foldere pe un computer organizat arata ca
Un computer organizat conține fișiere și foldere numite și aranjate astfel încât utilizatorii să poată găsi cu ușurință ceea ce caută. Majoritatea oamenilor dețin această intenție atunci când salvează fișiere și creează foldere, dar nu durează mult.
Atât de repede, desktop-urile devin aglomerate, descărcările de foldere depășesc, iar fișierele de instalare nedetectate consumă o mare parte din hard disk-uri. Folderurile noi sunt create atunci când cele existente nu pot fi găsite, iar fișierele sunt numite ceea ce pare convenabil în acel moment. Acest lucru nu funcționează atunci când trebuie să aduci fișiere specifice la o întâlnire sau când ai o echipă de angajați care au nevoie să acceseze fișiere pe serverul tău. Prin numirea fișierelor dvs., primul lucru care vă vine în minte, creați dezorganizare.
Organizarea fișierelor de computer începe cu comanda
Organizarea fișierelor începe cu o convenție de numire. O convenție de numire este un șablon sau o structură predefinită pentru numirea fișierelor. De exemplu, dacă creați în mod regulat documente Microsoft Word, le puteți salva cu un nume de fișier care începe cu data creării. Dacă documentele conțin informații compilate din diferite evenimente, este posibil să salvați fișierele ca " data + numele evenimentului + descrierea documentului. "Aceasta permite ca fișierele dvs. să fie grupate după data întâi și eveniment secundă în dosar.
Cu o convenție de numire în loc, atunci când te uiți la o listă de nume de fișiere, le vei recunoaște imediat și vei putea găsi ceea ce ai nevoie. Folosirea unei convenții de numire face toate diferențele în lume, după cum puteți vedea în aceste exemple publicate de RevEngine Marketing.
Orice convenție de numire pe care o utilizați ar trebui să se bazeze pe modul în care este cel mai probabil să căutați fișierele și folderele mai târziu. Printre descrierile mai multor instrumente de organizare utile, Setapp face un punct important: un nume de fișier bun vă permite să aflați ce conține fișierul fără ao deschide. Dacă este prea târziu și aveți o mulțime de fișiere strânse cu nume diferite, tot ce aveți nevoie este doar câteva minute pentru a veni cu o convenție de numire și o aplicație de redenumire în vrac pentru a face munca.
Înainte de a începe redenumirea fișierelor și a dosarelor, veniți cu o convenție clară de numire. O convenție de denumire ar trebui să includă informații importante în numele fișierului, cum ar fi:
- Data la care a fost creat fișierul. Pentru fișierele de marketing, acest lucru funcționează bine. De exemplu, spuneți că creați buletinele de știri de e-mail în documentele Word înainte de a le trimite și creați mai multe revizuiri. Veți dori să salvați fiecare proiect nou cu data la care a fost creat. În acest fel, dacă decideți că doriți să reveniți la schița pe care ați creat-o ieri, puteți.
- Data de reprezentare a conținutului fișierului. De exemplu, dacă colectați date despre evenimente istorice care vor fi introduse într-o cronologie, este posibil să doriți să utilizați data evenimentului istoric în numele fișierului. Când vizualizați aceste fișiere într-un dosar, acestea vor fi organizate alfanumeric după dată, facilitând extragerea conținutului în ordine cronologică.
- Locația în care a fost derivat conținutul dvs.. Dacă colectați informații în timp ce participați la evenimente de rețea, adăugarea locației în numele fișierului vă va ajuta să accesați mai târziu informațiile corecte. S-ar putea să aveți o realizare bruscă și să aveți acces la fișierul care conține informații din Digital Hollywood de anul trecut, dar dacă nu introduceți "Digital Hollywood" sau "DH" în numele fișierului, va trebui să deschideți documentele pentru ao găsi.
- Date alternative specifice datei. În loc să utilizați o dată completă, cum ar fi "08-12-2015", poate doriți să vă referiți la sferturile din numele fișierului. De exemplu, "2015-Q3" ar reprezenta al treilea trimestru al anului 2015. Dacă trebuie să faceți referire la informații din al treilea trimestru al unui an, numele fișierelor ar trebui să fie organizate pe trimestru. În caz contrar, va trebui să faceți matematica pentru a traduce anumite date în sferturi înainte de a ști că aveți dosarul potrivit.
Aveți nevoie de convenții intuitive de numire
Fișierele salvate fără convenții de numire sunt greu de găsit. Dacă dvs. sau cineva din compania dvs. vă luptați cu găsirea de fișiere, nu este prea târziu să creați și să implementați o convenție de numire.
Fotografie prin Shutterstock
1
