Coordonatorii de conferințe sau planificatorii de întâlniri sunt, de obicei, implicați în fiecare aspect al unei conferințe, de la primirea contractelor inițiale până la curățarea ultimei zile a evenimentului. Între acestea există o gamă largă de îndatoriri pe care vă puteți aștepta să le întâlniți. Începând cu anul 2014, au existat oportunități considerabile în domeniu, care se așteaptă să dureze cel puțin până în 2024, deoarece Biroul de Statistică a Muncii prevede o creștere a ocupării forței de muncă pentru coordonatorii conferințelor la aproximativ 10%.
$config[code] not foundPre-planificare
Ca coordonator, este responsabilitatea dvs. să vă asigurați că toate detaliile necesare clienților dvs. sunt în scris într-un contract înainte de a începe pregătirea pentru conferință. Vă veți întâlni cu conducerea organizației pentru conferință pentru a afla detalii cum ar fi câte persoane sunt așteptați să participe, ce mese și gustări sunt necesare, cine reprezintă publicul țintă, care este scopul conferinței și ce fel de buget restrângerile pe care le are clientul. În plus, va trebui să negociați cu furnizorii, facilitățile și alți furnizori de servicii și să notați costurile totale ale evenimentului. Veți avea de obicei un buget pe care trebuie să-l acoperiți.
Organizați evenimentul
Odată ce ați finalizat toate detaliile despre locul în care va avea loc evenimentul și cine va furniza serviciile, atunci veți fi responsabil de organizarea acestor detalii într-o operațiune fără probleme. Va trebui să vă dați seama ce camere vor folosi difuzoarele în funcție de cât de popular este atelierul de lucru și de cât de mulți oaspeți sunt proiectați să cumpere bilete de banchet. Cu clientul dvs., veți fi responsabil de alegerea meniului, aranjamentelor de masă și a divertismentului, precum și de a face aranjamente pentru microfoane și nevoile audiovizuale ale vorbitorilor. În cazul în care participanții se află în alte hoteluri decât în cazul în care dețineți conferința, este posibil să fie necesar să organizați transportul pentru aceștia. În momentul evenimentului, ar fi trebuit să creați un program detaliat și o listă de contacte pentru fiecare serviciu.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingEveniment monitor
În timpul conferinței, veți fi așteptat să fiți la dispoziție pentru a vă ocupa de solicitările de ultim moment și pentru a vă asigura că vânzătorii se află acolo unde ar trebui să fie. La începutul primei zile, veți face un tur al facilității pentru a vă asigura că cabinele expuse sunt amenajate corespunzător, că hotelul este pregătit pentru oaspeți să ajungă și că semnalul este adecvat. Puteți purta un walkie-talkie sau să fie gata pe telefonul dvs. mobil pentru a reacționa instantaneu la cererile clientului. În afară de vizionarea progresului conferinței în timp ce se întâmplă, responsabilitatea dvs. va fi în primul rând depanarea și rezolvarea problemelor pe măsură ce acestea apar.
Urmare
Un coordonator eficient al conferinței oferă urmărirea clienților pentru a afla dacă evenimentul a fost considerat de succes. De asemenea, va trebui să colectați plata imediat după eveniment și să plătiți furnizorii dvs. Creați un sondaj pe care participanții să-l completeze înainte de a părăsi evenimentul și împărtășiți rezultatele cu clientul. Faceți cunoștință cu organizatorii liderului companiei care a organizat conferința pentru feedback. Deoarece mulți coordonatori de conferințe sunt, de asemenea, implicați în vânzarea serviciilor, este posibil să vă solicitați coordonarea următoarei întâlniri sau conferințe atunci când faceți această urmărire.
