Datorită tehnologiei moderne, o mulțime de birouri sunt acum aproape fără hârtie. Documente importante sunt create, semnate și trimise exclusiv online și stocate pentru acces ușor de către toate părțile. Deși este convenabil să aveți toate documentele de afaceri în formă digitală, este posibil să nu doriți să scăpați de imprimanta dvs. încă. Am întrebat un grup de experți de la Young Entrepreneur Council următoarele:
$config[code] not found"O mulțime de afaceri se face online acum și multe documente nu sunt tipărite deloc. Totuși, există unele situații în care este necesară o copie de hârtie. Care este un document pe care ar trebui să aveți întotdeauna o copie fizică și de ce? "
Documentele de afaceri pe care trebuie să le imprimați întotdeauna
Iată ce au spus membrii comunității YEC:
1. Valorile companiei
"A avea articole imprimate pe hârtie le face întotdeauna mai reale. Abilitatea de a atinge, de a simți, de a comenta sau chiar de a arunca le face mai reale. Îmi place personal să vă tipăresc valorile companiei și să stați pe biroul dvs. sau să vă atârnați pe un perete, pentru a vă aminti în mod constant despre ceea ce sunteți (și nu sunteți) ". Corey Eulas, Factorial Digital
2. Contracte
"Singurul tip de document pe care cred că ar trebui să-l tipăriți întotdeauna și stocat online este orice contract. Acestea sunt negocieri importante și documente legale și niciodată nu știți când trebuie să vă întoarceți și să vă referiți la ea. "~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Licențele, permisele și documentele "sigiliu ridicat"
"Ar trebui să păstrați pe hârtie copii ale licențelor de afaceri și ale permiselor, pentru că de multe ori reglementările solicită acest lucru. De asemenea, documentele fizice de orice cu o semnătura originală sau un sigiliu ridicat trebuie păstrate și plasate undeva în siguranță. Reproducerea articolelor cu sigilii nu va fi afișată în mod corespunzător în formă digitală și nu ar fi considerate documente originale de către multe entități. "~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Planurile de urgență
"Este important să păstrați o copie fizică a oricărei informații sau proceduri care va fi necesară dacă o urgență face imposibil accesul la computer. Acestea ar putea include informații de contact de urgență, proceduri de siguranță împotriva incendiilor, proceduri de evacuare a birourilor și planuri de continuitate a activității. "~ Roger Lee,
5. Obiectivele tale
"Nu mai folosesc stilou și hârtie. Totul este stocat pe computerul meu sau pe dispozitivul meu mobil. Cred, de asemenea, să fiu verde și să reduc pe hârtie. Dar dacă aș imprima vreun fel de hârtie, ar fi scopurile mele. Am o listă de goluri trimestriale, anuale, de trei ani și zece ani pe care le revizuiesc în fiecare lună pentru a mă asigura că sunt pe drumul cel bun. "~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. CV-ul dvs.
"Un document pe care ar trebui să aveți întotdeauna o copie fizică este CV-ul dvs. Este întotdeauna bine să aveți CV-ul cu dvs. ca referință într-un interviu. De asemenea, vă arată că sunteți pregătit și profitați serios de această oportunitate. "~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc.
7. Parolele
"Păstrați o copie fizică a tuturor parolelor relevante pe care le utilizați pe parcursul zilei. Probabil că informațiile nu ar trebui să fie stocate deloc online, pentru a preveni șansele de hacking sau de furt de identitate. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Certificatele de stoc
"Când emiteți stocuri partenerilor de afaceri sau angajaților, este important să păstrați o copie pe hârtie, precum și o copie digitală, în cazul în care hârtia se pierde. În mod obișnuit, angajații vor primi o copie după ce și-au exercitat opțiunea de a cumpăra acțiunile. "~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Orice fișiere sunt cruciale pentru operațiunile dvs.
"Există mai multe tipuri de documente pe care le găsim la îndemână. Acestea includ contracte semnate de clienți, fișiere de personal HR și recenzii semi-anuale, manuale de politică a companiei noastre (câte unul pe angajat), valorile fundamentale ale companiei noastre (agățate de mândrie), tablouri de bord vizuale pentru vânzări, asigurari si posturi de HR mandatate de stat. "~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Încasările de plată
"În timp ce încasările digitale sunt excelente, este bine să aveți posibilitatea de a imprima încasările atunci când este necesar din motive fiscale sau pentru alte documente." ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Cartea dvs. de vizită
"Întotdeauna păstrez cărțile de vizită. Nu știți niciodată când sau când veți întâlni pe cineva în timp ce vă aflați și despre cine va dori să vă contacteze mai târziu. Păstrez cam 10 în diverse locații, cum ar fi sacoul, sacoul, mașina, portofelul, titularul pașaportului, biroul și casa. De asemenea, asigurați-vă că cardurile dvs. sunt la fel de memorabile ca și dvs. Este ușor să le pierzi, deci fă ce poți pentru a proiecta ceva care să reflecte unicitatea ta. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Fotografie prin Shutterstock
4 Comentarii ▼
