10 reguli vechi noi pentru e-mailurile de afaceri

"Email-ul este acum forma dominantă de comunicare în afaceri și trebuie tratată ca atare. Unele politici uniforme îi ajută pe toți să rămână pe drumul cel bun. "

Spun că chiar și cu "e" în fața ei, e încă poștă. Este comunicarea dvs. de afaceri. Nu sunt doar vânzări. Și dacă suntem cufundați într-o comunicare rapidă și lipsită de griji, nu înseamnă că nu ar trebui să acordăm atenție propriilor noastre e-mailuri. Și dacă o vei face - și o vei face, ești - fa drept. Cred că lista mea aici nu este nimic pe care nu-l cunoaștem deja, dar am putea avea nevoie de amintiri. Sper ca asta ajuta:

1. Păstrați-l scurt. Suntem cu toții ocupați. Cei mai mulți dintre noi ne scot e-mailurile, căutăm punctele cheie și încercăm să intrăm și să ieșim rapid din ele. N-am scris nimic care nu a fost mai util atunci când a fost tăiat la jumătate din lungimea sa.

2. Faceți linia de subiect un rezumat. Acest lucru pare evident, dar scanați-vă propriile e-mailuri și veți găsi că majoritatea liniilor de subiect sunt întâmplătoare în cel mai bun caz. Avem fire care cresc ca niște bulgăre de zăpadă atașate subiectului primului mesaj, un subiect care a fost schimbat de mult. Am venit pe subiecte ca titlurile, încercând să ne înșelăm să citim mai departe. Nu suna ca un spammer. Descrieți mesajul în linia subiectului.

3. Începeți și încheiați cu "dvs.". Acesta este unul dintre fundamentele scrierii scrisorilor de afaceri: adresați-vă interesului propriu al cititorului. Începeți primul paragraf cu cuvântul "Tu" și includeți ceva de genul "mi-ai cerut …" sau "ai vrut …" sau "ai menționat" sau "ai nevoie". cititorul va ieși din ceea ce cereți.

4. Un singur subiect pe mesaj. Veți găsi că rezultatele dvs. efective de e-mailuri merg mai departe atunci când vă rupeți e-mailurile într-un singur mesaj pentru fiecare subiect. Aceste mesaje suplimentare pe care doriți să le includeți sunt mult mai susceptibile de a se pierde. Întrerupeți mesajele.

5. Utilizați tonul corespunzător. Fii atent și fii corect cu tonul. Sarcasmul, parodia și ironia sunt greu de pus în textul rece alb-negru. Tonurile sunt foarte ușor înțelese greșit. Nu scrieți vreodată un e-mail care ar putea fi interpretat greșit și trimis mai departe către cineva din context. Nu scrieți niciodată un e-mail care ar fi jenant dacă este citat.

6. Nu trimiteți copii suplimentare. Este un mesaj, nu o arhivă sau o boltă. Cu toții ne urăsc acele copii suplimentare care se referă la spatele dvs., care trec prin e-mail tuturor celor care ar putea să vă acuze vag într-o zi că nu ați trimis ceva sau că ați făcut ceva sau că ați urmat. Trimiteți-vă e-mailul către persoanele cărora intenționează și nimeni altcineva.

7. Respectați ortografia și gramatica. Utilizați cel puțin un spellchecker, dar recunoașteți-vă că faceți că spellcheckers nu prinde o mulțime de erori vădit de rele. Folosind "acolo" pentru "lor", de exemplu, sau confuzia foarte comună a apostrofelor și a pluralului, ca și cum fiecare cuvânt plural avea nevoie de un apostrof. Încercați această căutare Google sau preferatul personal, 10 greșeli frecvente la oatmeal.com. Aceste erori fac comunicațiilor dvs. ceea ce face o mare bucată de spanac prins în dinți pentru a vă zâmbi.

8. Amintiți-vă că nu este privat. Adresa dvs. de e-mail a companiei aparține companiei, iar e-mailul dvs. personal poate fi apelat în instanță. Oamenii care doresc și știu cum pot să sune în e-mail. Nu scrieți niciodată în e-mail nimic care este jenant pentru dvs. sau pentru destinatarul dvs., necorespunzător, bigotat, ilegal sau prost.

9. E-mailul nu este pentru argumente. Cuvintele furioase nu sunt biodegradabile. Nu discutați niciodată în e-mail. Du-te pe hol sau te porți la telefon. Am învățat eu acest lucru în mod greu, gândindu-mă că folosirea strălucitoare a limbii engleze ar putea face ceva mai bun decât am putut cu discuțiile de modă veche. Nu o face niciodata. E-mailul aproape că niciodată nu câștigă un punct sau nu oprește un argument. Aproape întotdeauna face lucrurile mai rău, nu mai bine.

10. Aveți grijă de aceste fire. Majoritatea software-urilor noastre de e-mail construiesc e-mailuri lungi, cum ar fi copiii care construiesc zăpadă care coboară în jos. Fiecare e-mail nou este adunat mai jos în fir. Exista cineva acolo care, cel putin odata, nu si-a dat seama de teama, prea tarziu, ca ai trimis prin e-mail un thread lung care a inclus prea multe informatii sau un comentariu jenant despre cineva de-a lungul drumului. Nu vă urăști când se întâmplă asta? Și apoi, în afară de această problemă, există doar o plâns simplă de informații inutile ca fiecare e-mail nou în thread include toate e-mailurile anterioare. Gândește-te la cantitatea de nămol pe care o trimitem prin conducte. Trebuie să li se reamintească toată lumea în fiecare e-mail despre tot ceea ce sa spus în toate e-mailurile legate?