Un asistent de automatizare a birourilor este titlul unei poziții comune de sprijin administrativ în cadrul guvernului Statelor Unite. Astfel de agenții și departamente variate precum Departamentul de Interne, Departamentul Muncii, Administrația Sănătății Veteranilor, Imigrația și Aplicarea Vămilor și Departamentul Agriculturii angajează persoane ca asistenți de automatizare a birourilor. Acești angajați federali sunt responsabili pentru o serie de îndatoriri administrative care ajută activitatea agenției în care sunt angajați.
$config[code] not foundAsistent de automatizare a birourilor
Asistenții de automatizare pentru birouri facilitează comunicarea în birou și menține un mediu profesional de lucru. Aceștia pot răspunde la apeluri telefonice, pot transmite apeluri, pot primi mesaje, pot primi vizitatori la birou și pot escorta vizitatori în timp ce se află în birou. Asistenții pentru automatizarea birourilor pot răspunde la e-mailuri și scrisori de natură generală, pot îndeplini cereri generale de informații, pot transmite corespondența tehnică sau specializată persoanei celei mai indicate și pot distribui personalul de birou în afara poștei. În plus, asistenții pentru automatizarea birourilor distribuie comunicațiile inter-birou și mențin buletinul de bord al biroului.
Informare și producție
Asistenții pentru automatizarea birourilor sunt responsabili pentru producerea și îmbunătățirea materialelor scrise. Aceștia pot scrie, format și edita rapoarte, scrisori, formulare, memorandumuri și alte tipuri de documente. Ei păstrează înregistrări și fișiere, în formate fizice sau electronice, inclusiv fișele de timp de la birou și înregistrările de participare și le transmit în conformitate cu instrucțiunile. Asistenții pentru automatizarea biroului actualizează, de asemenea, manualele și instrucțiunile procedurale de birou, după caz.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingPlanificare și asigurare
Asistenții de automatizare a biroului planifică și prevăd ca membrii personalului să călătorească în afaceri oficiale, precum și funcționarea regulată a biroului. Aceștia pot pregăti itinerarii, pot aranja transportul, pot face rezervări de hotel și rezervări de călătorie, pot colecta autorizații de călătorie, pregătesc vouchere de călătorie și alte sarcini legate de călătorii. Aceștia pot pregăti pliante și materiale de prezentare pentru personal în pregătirea călătoriei lor. Asistenții pentru automatizarea birourilor estimează, de asemenea, nevoia de consumabile de birou, iau cereri pentru articole speciale, respectă procedurile stabilite pentru a achiziționa consumabile și apoi distribui consumabilele. Asistenții pentru automatizarea birourilor respectă procedurile stabilite pentru a aranja tehnicienii de reparații atunci când există probleme cu echipamentul de birou.
Clerical și Administrație
Asistenții pentru automatizarea birourilor îndeplinesc nevoile biroului. Aceștia pot fi rugați să scrie documente, să înregistreze dictatură, să ia minute, să facă fotocopii, să trimită faxuri, să depună dosare și să completeze consumabile de birou. (De fapt, o viteză de scriere de 40 de cuvinte pe minut sau mai mult este o cerință a postului.) În plus, asistenții de automatizare a birourilor trebuie să îndeplinească îndatoririle altor cadre didactice atunci când sunt absente.
